Van de valse ‘verontschuldigingen’ die zich snel verspreidden op sociale media (zoals gebeurde in het CEO-schandaal van AstronomerI) aan het bedrijf geconfronteerd met terugslag vanwege het gebruik van generatieve AI zonder waarborgenDe recente crisis laat zien hoe snel merkreputaties eronder kunnen lijden in het digitale tijdperk. De snelle verspreiding van desinformatie online, in combinatie met de nieuwe risico’s die aan nieuwe technologieën zijn verbonden, heeft organisaties kwetsbaarder dan ooit gemaakt.
Bedrijven die niet voorbereid zijn op een crisis zullen hun merk, reputatie en toekomst in gevaar brengen. Er zijn drie waarschuwingssignalen dat uw werkplek niet voorbereid is op een ramp, schandaal of andere bedrijfsnoodsituatie.
1. Geen crisisbeheersingsplan
Tenzij er een crisismanagementplan bestaat, weet de organisatie niet wat ze moet doen als er een crisis optreedt, wie dat zal doen, hoe ze dat moet doen, of waarom dat moet gebeuren. Elke minuut dat een bedrijf te laat reageert op een crisis, bevindt het bedrijf zich in een defensieve positie en mist het de stappen die moeten worden genomen om de huidige situatie te boven te komen.
Net zo erg als het ontbreken van een plan is het hebben van een plan dat niet is bijgewerkt om rekening te houden met de huidige risico’s die de organisatie kunnen bedreigen. Nemen AIBijvoorbeeld. Volgens onderzoek uitgevoerd door Riskconnect65% van de ondervraagde bedrijven heeft geen beleid om het gebruik van generatieve AI door partners en leveranciers te reguleren. Roekeloos gebruik van AI kan resulteren in fraude, plagiaat en schendingen van wetten op het gebied van intellectueel eigendom, wat allemaal procesrisico’s en crises voor bedrijven met zich mee kan brengen.
Het beste en meest effectieve plan moet de volgende hoofdcategorieën omvatten:
- Wanneer en hoe het plan wordt opgesteld, bijgewerkt en getest
- Gebeurtenissen of ontwikkelingen die een crisis voor het bedrijf zullen veroorzaken
- Wie heeft de bevoegdheid om het plan te activeren
- Wat te doen en hoe deze crisis te overwinnen
- Wat moet er over de situatie worden gezegd en wie zal dat zeggen?
- Wie moeten over deze crisis worden geïnformeerd, en hoe moeten zij worden geïnformeerd?
Afhankelijk van de aard van de risico’s waarmee een bedrijf te maken kan krijgen, is het verstandig om voor elk risico een afzonderlijk crisismanagementplan op te stellen. Dit komt omdat het reageren op de dreiging van een rechtszaak heel anders zal zijn dan het reageren op bijvoorbeeld de dood van een CEO.
Het plan moet periodiek worden getest om er zeker van te zijn dat het werkt wanneer dat nodig is. Het plan kan worden geëvalueerd via tafelbladen, veldoefeningen en computersimulaties. Op basis van de resultaten van de oefening moet het plan worden bijgewerkt en versterkt.
Informatie over het plan moet worden gedeeld met bedrijfsfunctionarissen en werknemers, zodat zij op de hoogte zijn van de protocollen en het beleid die bepalen hoe het bedrijf zal reageren in geval van een crisis.
2. Er is nog geen Crisismanagementteam aangesteld
Zonder een team dat klaar staat om een crisismanagementplan te implementeren, zullen organisaties moeite hebben om erachter te komen wat ze moeten doen en wie dat zal doen als er zich een crisis voordoet. De samenstelling van het team zal afhankelijk zijn van de aard en omvang van de organisatie. Voor grote bedrijven is een team van vijf tot zeven personen doorgaans voldoende, en dit kan bestaan uit vertegenwoordigers van HR, IT, juridische zaken, marketingpublic relations en de raad van bestuur.
Het team moet regelmatig bijeenkomen om te oefenen met het samenwerken onder deadlines en druk, het crisismanagementplan te testen en de nodige aanpassingen aan het team en het plan aan te brengen.
3. Je weet niet wat je moet zeggen als er een crisis toeslaat
Stilte is geen goede zaak als een organisatie door een crisis wordt getroffen. Hoe langer je zwijgt over een crisis, hoe waarschijnlijker het is dat iemand anders de leemte opvult en het verhaal overneemt. Bedrijven moeten op zijn minst passende algemene verklaringen opstellen die onmiddellijk kunnen worden afgegeven en vervolgens indien nodig kunnen worden aangepast en bijgewerkt. Als er bijvoorbeeld een rechtszaak wordt aangespannen wegens seksuele intimidatie door een topmanager van een bedrijf, zou een voorbeeld van een eerste verklaring kunnen zijn: ‘We zijn ons ervan bewust dat er een rechtszaak is aangespannen en we zullen deze op een later tijdstip verder bespreken.’
Maar wees voorzichtig met het zeggen van iets dat een risico op rechtszaken of aansprakelijkheid in verband met deze crisis met zich mee zou kunnen brengen. Raadpleeg een juridisch adviseur om deze risico’s te helpen minimaliseren.
Er moet eerst een gekwalificeerd persoon worden aangesteld die zal optreden als het publieke gezicht van het bedrijf wanneer zich een crisis voordoet. De beste woordvoerders hebben een achtergrond in public relations of journalistiek en hebben een mediatraining gevolgd. Als u niet over het personeel beschikt om deze belangrijke rol te vervullen, overweeg dan om de hulp in te schakelen van een PR-bureau of -consultant die in deze kritieke tijd als het publieke gezicht van uw bedrijf kan dienen.
Wanneer plannen en teams worden geactiveerd, moeten bedrijfsfunctionarissen de verleiding weerstaan om te micromanagen of te twijfelen. Teamleden zullen hard werken om de problemen aan te pakken, en elke poging om zich met hun verantwoordelijkheden te bemoeien zal hun werk moeilijker maken – en zou de crisis kunnen verlengen of verergeren.
Zodra de crisis voorbij is, moet er een rapport worden opgesteld over hoe goed het plan is gevolgd, hoe goed het team heeft gewerkt om de crisis te beheersen en welke lessen zijn geleerd die kunnen worden toegepast om de reactie van de organisatie op de volgende crisis te verbeteren.
Vroegtijdige tariefdeadline voor Fast Company’s Prijs voor wereldveranderende ideeën is vrijdag 14 november om 23:59 uur. PT. Solliciteer vandaag nog.
