Moet u het arbeidsverleden of inkomen van een sollicitant verifiëren? Controleren of een kandidaat een geschiedenis van strafrechtelijke of civiele veroordelingen heeft?
Als u informatie verkrijgt van een bedrijf dat deze verzamelt, zodat u kunt bepalen of u in aanmerking komt, moet u hieraan voldoen Wet op eerlijke kredietrapportage (FCRA). Dat betekent geen dubbele dip. Als u een consumentenrapport voor het ene doel verkrijgt, gebruik het dan niet voor een ander doel.
De FCRA is van toepassing wanneer u consumentenrapporten gebruikt om zaken als geschiktheid of betaalbaarheid voor krediet, verzekering of huisvesting te bepalen; geschiktheid voor werk, overheidsvoordelen, licentieverlening, lidmaatschap van een organisatie; of ga naar een onderwijsinstelling.
Als u consumentenrapporten gebruikt om beslissingen te nemen over geschiktheid, zorg er dan voor dat u deze doorneemt Kennisgeving voor gebruikers van Consumer Reports. Consumenteninformatiebureaus (CRA’s) zijn verplicht dit document aan u te verstrekken om u te informeren over uw verplichtingen onder de FCRA. Andere federale of lokale wetten kunnen ook van toepassing zijn op uw gebruik van consumentenrapporten.
Wanneer u een consumentenrapport verkrijgt, moet u aan het CRA aangeven voor welke doeleinden u het rapport gaat gebruiken. U dient het rapport uitsluitend voor dat doel te gebruiken. Als u bijvoorbeeld een rapport ontvangt voor een lidmaatschapsbepaling, kunt u deze niet gebruiken om een kredietbeslissing te nemen. Of als u een rapport ontvangt om te bepalen of u in aanmerking komt voor overheidsuitkeringen, kunt u dit niet aan een andere overheidsinstantie geven om andere beslissingen te nemen over de geschiktheid.
Waarom is dit belangrijk? Wanneer consumenten kopieën van hun dossiers opvragen, moet het ratingbureau hen meedelen wie het rapport over die dossiers heeft verkregen. Hierdoor kunnen consumenten elke organisatie volgen die consumentenrapporten heeft gebruikt om beslissingen te nemen over de geschiktheid ervan.
Door een nieuw consumentenrapport te ontvangen wanneer u een nieuw doel heeft, kan uw bedrijf ervoor zorgen dat u over de meest actuele informatie over consumenten beschikt.
Bij het gebruik van consumentenrapporten zijn hier enkele FCRA-principes waarmee u rekening moet houden:
- Als u een negatief besluit tegen iemand neemt op basis van een consumentenrapport, moet u die persoon op de hoogte stellen van het besluit. De ‘kennisgeving over negatieve maatregelen’ bevat de naam, het adres en het telefoonnummer van het ratingbureau dat het rapport heeft opgesteld, een verklaring dat het CRA geen besluit heeft genomen en geen reden kan geven voor de negatieve actie, en dat de persoon het recht heeft om binnen 60 dagen een gratis exemplaar van het rapport te ontvangen en eventuele onnauwkeurige informatie te betwisten.
- Kennisgevingen van nadelige maatregelen kunnen mondeling, elektronisch of schriftelijk worden gedaan. Een schriftelijke kennisgeving van ongunstige maatregelen is het beste omdat deze het bewijs levert van naleving. Het ratingbureau dat u het consumentenrapport heeft verstrekt, beschikt mogelijk over een voorbeeld van een kennisgeving van ongunstige maatregelen.
- Klaar met het rapport? Zodra je het niet langer nodig hebt, moet je het doen veilig weggooien rapporten en alle daaruit verzamelde informatie.
