Roldetails
- Uurtarief: $ 33-43,50 per uur
- Uur: maximaal 25 uur per week
- Hoe lang: maart tot november 2026
- Locatie: Lange afstand (alleen VS)
- Deadline voor registratie: 9 maart 2026
- Afdeling: Studiebeurs
- Reizen: Die is er niet
19e zoekt een parttime Scholarship Program Coordinator om toegewijde administratieve en operationele ondersteuning te bieden op alle gebieden van het journalistieke beurzenprogramma voor alumni van historisch zwarte hogescholen en universiteiten (HBCU’s). Deze rol ondersteunt dagelijkse functies Frances Ellen Watkins Harper Fellowship en speelt een cruciale rol bij het garanderen van de soepele implementatie van programmalogistiek, communicatie, evenementen en documentatie.
De parttime programmacoördinator rapporteert aan en werkt samen met de fellowshipdirecteur, evenals met collega’s, mentoren, contractanten en interne partners op de afdelingen Human Resources, Finance, Development, Product en Creative Operations. De rol ondersteunt belangrijke fellowship-activiteiten, waaronder coördinatie van vergaderingen, curriculum- en trainingslogistiek, planning van retraites en evenementen, interne communicatie, betrokkenheid van alumni, beheer van enquêtes en evaluaties, documentatie en ondersteuning voor werving en oriëntatie.
Deze rol is zeer georganiseerd en gedetailleerd, met een sterke nadruk op coördinatie, opvolging en relatiebeheer. Coördinatoren helpen prioriteiten te overbruggen tussen collega’s en interne belanghebbenden, ondersteunen tijdige communicatie en zorgen ervoor dat systemen en processen goed worden gedocumenteerd en onderhouden. Hoewel parttime, is deze rol van cruciaal belang voor de lopende activiteiten en het succes van het fellowship-programma.
Dit omvat de dagelijkse (terugkerende/doorlopende) verantwoordelijkheden voor het waarborgen van de continuïteit van programma’s en projectgebaseerde initiatieven, die kunnen worden ondernomen in de resterende werkuren van de coördinator. De coördinator beheert wekelijks de belangrijkste operationele functies en communicatie, en gebruikt de resterende wekelijkse uren om prioritaire projecten vooruit te helpen op basis van het programmaschema en de richtlijnen van de directeur.
Verantwoordelijkheid
Dagelijks (terugkerend / continu)
Operatie en administratie
- Coördineer wekelijkse fellowship-teamvergaderingen en tweewekelijkse multifunctionele vergaderingen, inclusief planning, Zoom-opstelling, agenda’s en het maken van aantekeningen.
- Plan en volg fellowshiptrainingen en professionele ontwikkelingssessies op, inclusief sprekercoördinatie, agendaplanning, deelnemersbeheer en factuurinning.
- Ondersteunt de acceptatie van nieuwe deelnemers door planningen, materialen en communicatie te coördineren en ervoor te zorgen dat ze klaar zijn om aan het programma te beginnen.
- Contracten opstellen, volgen en coördineren voor leveranciers, facilitators, mentoren en fellowship-gerelateerde evenementen in samenwerking met financiële operaties en personeelszaken.
- Enquêtes beheren onder collega’s, mentoren en externe sprekers; reacties volgen en beheren; en ondersteunt analyse en rapportage om programmaverbetering en -evaluatie te informeren.
- Andere taken zoals toegewezen.
Communicatie, bereik en betrokkenheid
- Stel wekelijkse beursupdates samen en verspreid deze onder alle 19 medewerkers en zorg voor tijdige communicatie.
- Fungeren als aanspreekpunt voor collega’s, mentoren, alumni, partners en interne belanghebbenden met betrekking tot logistieke en fellowship-programma’s.
- Coördineer activiteiten voor alumnibetrokkenheid met betrekking tot workshops, evenementen, outreach-inspanningen en samenwerkingsmogelijkheden.
- Werk samen met multifunctionele teams om te zorgen voor tijdige uitwisseling van informatie, beeldmateriaal en materiaal met betrekking tot fellowship-activiteiten.
- Andere taken zoals toegewezen.
Projectgebaseerde verantwoordelijkheden
- Coördinatie begeleidingsprogramma: mentor outreach, contracten, het koppelen van mentoren aan collega’s, kick-off meetings, enquêteadministratie, factuurverwerking en documentatie.
- Documentatie en archiefbeheer: een gestructureerd Google Drive-archiveringssysteem opzetten en onderhouden om consistente documentatie, versiebeheer en gemakkelijke toegang tot alle programmagebieden te garanderen.
- Eerlijke loopbaancoördinatie: ontwikkel en documenteer projectmanagementworkflows voor deelname aan carrièrebeurzen, inclusief logistieke planning, leverancierscoördinatie, planning en documentatie na het evenement.
- Fellowship-microsite: projectmanagementworkflows ontwikkelen om de cross-functionele planning en coördinatie van fellowship-microsites te begeleiden.
- Retraites en evenementen: ondersteunt de coördinatie van retraites en evenementen, inclusief communicatie en documentatie vóór en na het evenement.
Niet-essentiële functies (indien de capaciteit dit toelaat)
- Neem deel aan cultuuropbouw, inclusieve besluitvorming en samenwerking tussen teams.
Relevante vaardigheden en ervaring
- Ervaring met het bieden van administratieve ondersteuning, operationele of programmacoördinatie, bij voorkeur in een non-profit, media- of missiegedreven organisatie.
- Sterke organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail, met de mogelijkheid om meerdere schema’s en prioriteiten te beheren.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, inclusief het opstellen van interne updates en het coördineren met diverse belanghebbenden.
- Ervaring met het coördineren van evenementen, trainingen of programma’s waarbij meerdere deelnemers en leveranciers betrokken zijn.
- Ervaar het ontwikkelen en documenteren van projectmanagementworkflows voor multifunctionele initiatieven.
- Ervaring met het bouwen of onderhouden van gestructureerde documentatiesystemen (bijvoorbeeld Google Drive).
- Ervaring met het plannen en coördineren van extern gerelateerde evenementen.
- Comfortabel werken in een externe, deadline-gedreven en collaboratieve omgeving.
- Vermogen om een gezond oordeel uit te oefenen, verantwoordelijkheid te nemen voor taken en deze zelfstandig uit te voeren.
- Ervaring met het beheren van documentatie, databases of gedeelde archiveringssystemen.
- Bekend met tools als Google Workspace, Airtable, Zoom, Mailchimp, WordPress en projectvolgsystemen.
- Ervaring met het ondersteunen van fellowship-, stage- of mentorprogramma’s is een pluspunt.
- Eerdere deelname aan een HBCU is een pluspunt.
- Journalistieke ervaring is een pluspunt.
We weten dat er geweldige kandidaten zijn die mogelijk niet aan al deze criteria voldoen of over belangrijke vaardigheden beschikken waar we nog niet aan hebben gedacht. Als jij dat bent, aarzel dan niet om te solliciteren en ons iets over jezelf te vertellen. We moedigen ook leden van traditioneel ondervertegenwoordigde gemeenschappen aan om zich aan te melden, waaronder mensen van kleur, LGBTQ-mensen en mensen met een handicap.
Voordeel
- Ziekteverzuimopbouw (1 uur ziekteverzuim voor elke 26 gewerkte uren)
Hoe toe te passen
Geïnteresseerde kandidaten moeten dat doen solliciteer hier uiterlijk vrijdag 9 maart 2026, 12.00 uur CT. Heeft u vragen over deze functie? Neem contact met ons op via (e-mail beveiligd). (Opmerking: we accepteren geen cv’s of sollicitaties via e-mail; solliciteer Hier.)
