Als je te maken hebt met een medewerker of collega die voortdurend ondermaats presteert en excuses maakt, kan dat erg frustrerend zijn. Wanneer iemand slecht presteert, vertraagt dit niet alleen de voortgang van het team en vermindert de kwaliteit van het werk, maar dwingt dit anderen ook om extra taken op zich te nemen. Dit verhoogt de werkdruk voor andere teamleden, wat vaak meer stress en potentiële burn-out betekent voor degenen die de last moeten dragen.
Dit kan ook een gevoel van onrechtvaardigheid creëren en leiden tot conflicten tussen teamleden vanwege de ongelijke verdeling van inspanningen en verantwoordelijkheden. Voor managers betekent het omgaan met slechte prestaties ook extra werk, waardoor waardevolle tijd en energie in beslag wordt genomen die voor andere belangrijke taken kan worden gebruikt.
Als deze problemen niet worden aangepakt, kunnen ze het vertrouwen tussen teamleden aantasten. Wanneer leiders nalaten in actie te komen, kunnen mensen de situatie als oneerlijk beschouwen en geloven dat er geen verantwoordelijkheid is voor hun gedrag. Dit heeft niet alleen op de korte termijn invloed op de manier waarop teams samenwerken; Na verloop van tijd kan dit het teammoreel verlagen en de voortgang naar doelen vertragen. Als leiders geen actie ondernemen, zullen mensen zich niet veilig voelen. Wanneer iemand voortdurend excuses maakt, is het belangrijk om constructief met de situatie om te gaan.
Hier volgen enkele stappen die u kunt nemen als collega, teamlid of leider.
Maak uw doelen duidelijk
Wat de stijl van uw bedrijf ook is, één ding is belangrijk: zorg ervoor dat de doelen waar u naartoe werkt duidelijk zijn en aansluiten bij de doelstellingen van het team als geheel. Als u een leider bent, kunt u vooraf een teamvergadering of, indien nodig, een één-op-één vergadering plannen om de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden in het team te bespreken. Als je gedrag ziet dat vol excuses zit en de focus op doelen ontbeert: leg uit wat de goede, slechte en volkomen onaanvaardbare uitkomsten zijn. Communiceer duidelijk wat u nodig heeft van uw collega’s of team, inclusief deadlines, deliverables en normen. Zodra u akkoord gaat met deze verwachtingen, kunt u hen verantwoordelijk houden en specifieke feedback geven als het werk niet aan de verwachtingen voldoet. Zorg ervoor dat iedereen het belang van zijn verantwoordelijkheden begrijpt. Ga vervolgens naar dezelfde pagina over het proces. Schets samen de stappen die nodig zijn om hun werk goed te doen, loop ze er misschien zelfs doorheen of vraag ze wat ze nodig hebben. En beantwoord al hun vragen in een vroeg stadium om toekomstige excuses te vermijden omdat ze niet weten wat ze moeten doen.
Ontdek waarom
Het is belangrijk om dieper te graven door open vragen te stellen om de oorzaak van het probleem bloot te leggen als iemand niet presteert volgens de verwachtingen of behoeften. “Waarom heb je je doel niet bereikt?” kan een eenvoudige maar nuttige vraag zijn. Begin door naar hun uitleg te luisteren zonder overhaaste conclusies te trekken of directe oordelen te vellen. Soms kan wat in eerste instantie een reden lijkt te zijn, feitelijk voortkomen uit een zorg of obstakel waarvan u zich voorheen niet bewust was. Er kan een onderliggend probleem zijn waardoor mensen aarzelen om u dit rechtstreeks te vertellen.
Als we de redenen achter hun excuses kennen, kunnen we ze misschien helpen. Is de taak te uitdagend voor hen? Zijn ze er slecht in? tijdmanagement? Hebben ze training of andere hulpmiddelen nodig? Vraag hen welke ondersteuning ze nodig hebben om hun uitdagingen te overwinnen en kijk of u die kunt en wilt bieden.
Verklaar de impact
We moeten mensen duidelijk maken welke impact hun gedrag heeft op hun werk, zichzelf of anderen. Op deze manier zullen ze begrijpen hoe hun acties iedereen vertragen en waarom het belangrijk is om het beter te doen. Als ze het niet weten, kunnen ze hun gedrag niet veranderen. Geef feedback die specifiek en objectief is en gericht is op gedrag en resultaten, niet op persoonlijkheid.
“Ik heb gemerkt dat je de deadlines drie keer hebt gemist. Je krijgt vaak een briefing, en dat begrijp ik, er komen dingen naar boven. Maar als dit meer dan eens gebeurt, zal het lijken op eigendomsontduiking en het momentum van het team beïnvloeden. Het halen van deadlines is een basisverwachting, dus ik wil dat je de volledige verantwoordelijkheid neemt en laat het me van tevoren weten als er iets wordt gemist.”
Leg duidelijk uit wat er gebeurt als ze geen vooruitgang boeken en welke voordelen ze behalen als ze dat wel doen.
Werk aanpassen
Als het niet goed gaat, kun je als leider besluiten dat het tijd is om de taken van je medewerkers te heroverwegen. In plaats van excuses een patroon te laten worden, stimuleer je verandering in de richting van het vinden van oplossingen. Overweeg indien nodig om een deel van hun taken (tijdelijk) opnieuw toe te wijzen, zodat deze beter aansluiten bij hun capaciteiten.
De feedback kan zich niet alleen richten op hun inhoud of doelen, maar ook op hun algemene benadering van het leven. Het is belangrijk om te weten hoe hun handelen anderen en hun eigen professionele ontwikkeling beïnvloedt. Moedig ze aan na te denken over de reden waarom ze vaak excuses verzinnen.
Stel grenzen
Soms is genoeg genoeg. Je moet mensen vooraf laten weten wat er op het spel staat. Leg uit hoe het succesvol uitvoeren van hun werk kansen kan creëren en hun reputatie kan opbouwen. Aan de andere kant zal het niet uitvoeren van de klus consequenties hebben. Als het gedrag na het ontvangen van steun en kansen om te verbeteren niet verandert, kan het afhankelijk van de context nodig zijn om meer formele stappen te ondernemen. Op dat moment moet u misschien een moeilijk gesprek voeren en uw eigen weg gaan. Soms is het bereiken van een breekpunt onvermijdelijk.
Met deze acties kunt u uw collega’s of medewerkers helpen hun prestaties te verbeteren en een productievere werkomgeving te creëren. Vergeet niet dat het doel is om een cultuur van verantwoordelijkheid en groei te creëren die veilig en nuttig is voor alle betrokkenen. Blijf uw team motiveren en ondersteunen in de richting van uitmuntendheid, maar wees niet bang om daarbij grenzen te stellen.
Je herinnert je altijd het gezegde: Wij helpen eerst, maar wij blijven standvastig.
