Bij een 77 jaar oud bedrijf in promotionele producten Goudobligaties Inc.CIO Matt Price weet dat de adoptie van generatieve AI niet voortkomt uit de lancering van chatbots. Werknemers hebben ingebouwde AI nodig in het werk waar ze een hekel aan hebben: rommelig ERP-ophalen, documentverwerking en het opvolgen van oproepen.
In plaats van benchmarks aan te bieden, bouwde Price een kleine groep ‘supergebruikers’ op om specifieke voorbeelden van goudobligaties te presenteren en de hele organisatie te coachen. Vervolgens verbonden ze Gemini en andere modellen tot een frictievolle workflow, ondersteund door sandbox-tests, vangrails en menselijke beoordeling van alles wat openbaar was.
De beloningen komen in de vorm van gedragsverandering, niet in de vorm van een hype: het dagelijkse AI-gebruik steeg van 20% naar 71%, en 43% van de werknemers meldde dat ze tot twee uur per dag bespaarden. “Ik wil iedereen meenemen op deze reis”, vertelde Price aan VentureBeat. “Nadat we enkele verwachtingen hadden bijgesteld, begonnen mensen in die richting te neigen. Onze adoptie ging omhoog.”
ERP-stroomlijning, productvisualisatie
Gold Bond, Inc. – vergis je niet wat betreft het huidverzorgingsbedrijf – is een van Amerika’s grootste leveranciers Industrie voor promotionele producten ter waarde van 20,5 miljard dollarproduceert op maat gemaakte swag- en relatiegeschenken voor 8.500 actieve klanten.
Bestellingen, offertes en monsteraanvragen komen binnen via de website, e-mail, fax en meer – in elk denkbaar formaat. “Dus het werd echt rommelig”, zei Price.
AI bleek een natuurlijke match. Voorheen voerden medewerkers ordergegevens handmatig in het ERP in. Nu neemt Google Cloud binnenkomende documenten op en normaliseert ze, terwijl Gemini en OpenAI deze velden extraheren en ordenen voordat voltooide inkooporders in het systeem worden ingevoerd, aldus Price.
Van daaruit evolueerde Gold Bond naar een pragmatische aanpak met meerdere modellen: Gemini in Workspace, ChatGPT voor backend-automatisering, Claude voor QA/redeneringscontroles en kleinere modellen voor edge-experimenten.
“We zijn behoorlijk agnostisch als het gaat om het benutten van AI-technologie”, zegt Price. Gold Bond is grotendeels opgezet als Google-winkel, waarbij de implementatie en het verandermanagement onder leiding stonden van Premier Google partner Promevo.
Vroege overwinningen omvatten samenvattingen van telefoongesprekken, het opstellen van e-mails en contractbeoordelingen. Een meer geavanceerde use case zijn AI-ondersteunde ‘virtuele mockups’ van merkproducten; teamgebruik opnieuw maken om visuele voorbeelden te herhalen voordat previews naar klanten worden gestuurd, zei Price.
Medewerkers gebruiken ook AI om Google Spreadsheets-formules te genereren (inclusief XLOOKUP-logica in Excel-stijl), terwijl NotebookLM helpt bij het opbouwen van een interne kennisbank voor procedures en training.
Andere manieren waarop Gold Bond AI intern gebruikt:
-
Presentatie: Een klus die vier uur duurde, duurt nu ongeveer 30 minuten, zei Price.
-
Code-audit: Ontwikkelaars voeren NetSuite-scripts uit en gebruiken vervolgens twee modellen om deze te beoordelen voordat ze verder gaan met testen.
-
Onderzoek: Volg trends en tactieken van importeurs als reactie op tarieven.
AI minimaliseert ook de vroege faseplanning. “We gingen heen en weer met AI en kwamen met een project op hoog niveau dat we vervolgens konden bouwen om uit te voeren”, legt Price uit. “We komen veel sneller met concepten. We hebben veel minder vergaderingen en dat is maar goed ook.”
Om de impact te meten, organiseerde het team van Price Kaizen-evenementen: korte workshops waarin basisworkflows werden gedocumenteerd en vergeleken met AI- en automatiseringsondersteunde versies.
Om de multi-LLM-workflow te valideren, testte Gold Bond vóór de lancering wijzigingen in een sandbox-omgeving en voerde QA-scenario’s uit. “Ons technische team tekent, samen met experts in het veld, contracten voordat de wijzigingen worden verzonden of in de productie worden geïntegreerd”, aldus Price.
Verandermanagement is een must
Adoptie gebeurt niet automatisch: bij bestaande bedrijven is veranderingsmanagement de taak. “Het is gewoon een beetje zorgelijk, het is iets anders”, zei Price.
De meeste gebruikers beginnen met Gemini omdat het integreert met Workspace en schakelen vervolgens over naar ChatGPT, Claude of Mistral wanneer ze andere mogelijkheden nodig hebben – of een second opinion.
Price vertrouwt op een ‘coole kleine groep’ van ongeveer acht early adopters om de allernieuwste tools te testen; Zodra ze een use case hebben, trainen ze de rest van het team.
“Je kunt niet zomaar naar zoiets als nieuwe software kijken”, zegt John Pettit, CTO van Promevo. “Je moet echt het denken en gedrag van de mensen om hem heen veranderen.”
Maar hoewel het team van Price wijdverbreid gebruik promoot, is blind vertrouwen geen optie, benadrukte hij.
Gold Bond voegt beleid, DLP-controles en een identiteitslaag toe om het gebruik van schaduw-AI te verminderen. Het maakt ook gebruik van LibreChat om de toegang tot goedgekeurde tools te centraliseren, betaald/goedgekeurd gebruik af te dwingen en indien nodig bepaalde modellen te blokkeren.
Human-in-the-loop is verplicht: publiekelijk zichtbare inhoud moet worden goedgekeurd en de output moet worden geverifieerd. ‘Je moet de juiste temperatuur van vertrouwen instellen, maar het ook verifiëren’, zei hij. Zelfs met sterke hints vereist de uitvoer nog steeds verificatie. “Je krijgt de gegevens terug, je kunt ze niet zomaar meenemen en gebruiken.”
Hij zal bijvoorbeeld om bronnen en redenen vragen – “Geef me alle genoemde vacatures, waar heb je deze gegevens vandaan gehaald” – en deze verificatiestappen als onderdeel van de workflow beschouwen, zei hij.
Price waarschuwde ook voor overbelasting. “Oplossingen van bureaus kunnen slechts zo ver gaan – er moet nog steeds een mens bij betrokken zijn”, zei hij. “Sommige mensen hebben een visie die groter is dan de technologische mogelijkheden.”
Zijn advies aan andere bedrijven: overweldig jezelf niet met hypes. Begin eenvoudig. Begin eenvoudig. “Geef gedetailleerde instructies, test, speel.”
