De One Big Beautiful Bill-wetgeving, die op 4 juli 2025 tot wet werd ondertekend, introduceerde een eenvoudig klinkend belastingvoordeel: werknemers kunnen een deel van hun overwerkvergoeding aftrekken van hun federale belastbare inkomen. Maar voor zorgaanbieders die al actief zijn in complexe loon- en personeelsbeheeromgevingen is dit geen discussie over het belastingbeleid. Dit is een probleem met de systeemgereedheid.
Als uw organisatie nog niet is begonnen met het verzamelen van kwaliteitsgegevens over overuren, raakt u achterop. Deze bepaling geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025.
Wat de wet feitelijk vereist
Werknemers kunnen tot 12.500 dollar per jaar (25.000 dollar voor gezamenlijke indiening van gehuwden) aan gekwalificeerde compensatie voor overuren aftrekken tot en met het belastingjaar 2028. Het addertje onder het gras ligt in wat in aanmerking komt.
Alleen door FLSA verplichte overurenpremies worden berekend. Het is het bedrag dat boven het normale tarief wordt betaald: de ‘helft’ in ‘anderhalve tijd’. Het basissalarisgedeelte van overuren komt niet voor vergoeding in aanmerking.
Werkgevers moeten hun werknemers een jaarverslag verstrekken waarin de totale subsidiabele overwerkvergoeding wordt weergegeven. De IRS heeft een transitievergoeding voor 2025 verstrekt, maar de vrijstelling gaat ervan uit dat u het bedrag daadwerkelijk kunt bepalen en rechtvaardigen wanneer daarom wordt gevraagd.
Waarom de gezondheidszorg met extra complexiteit wordt geconfronteerd
Zorgorganisaties worden geconfronteerd met verschillende operationele uitdagingen bij het implementeren van OBBBA-rapportagevereisten voor overuren.
Ten eerste is overwerk operationeel belangrijk in de gezondheidszorg. In tegenstelling tot sectoren die overuren gemakkelijk kunnen terugdringen, vertrouwen gezondheidszorgsystemen hierop om een veilige personeelsbezetting en voortdurende patiëntenzorg te behouden. Naarmate werknemers zich bewust worden van de belastingvoordelen die gepaard gaan met gekwalificeerd overwerk, kunnen sommige organisaties een grotere bereidheid zien om overwerkdiensten te accepteren, wat betekent dat meer in aanmerking komende transacties nauwkeurige tracking vereisen.
Ten tweede is de loonadministratie in de gezondheidszorg vaak complex. Variërende loonregels, ploegenverschillen, vakbondscontracten en staatsspecifieke regels voor overuren creëren gelaagde berekeningsvereisten. Het toevoegen van FLSA-only premium tracking bovenop de bestaande complexiteit vereist een zorgvuldige systeemconfiguratie.
Systeemhiaten waarmee u te maken kunt krijgen
De meeste platforms voor loonadministratie en personeelsbeheer zijn niet ontworpen met rapportage in OBBBA-stijl in gedachten. Deze hiaten hebben de neiging zich op voorspelbare plaatsen te clusteren.
Vragen over het salarissysteem
Kan uw systeem voor elk overwerkuur onderscheid maken tussen regulier loon (1,0x) en FLSA-overwerkpremie (0,5x)? Kan een bedrijf van jaar tot jaar in aanmerking komende overuren op werknemersniveau verzamelen? Kan het bedrijf een jaarverslag opstellen waarin de totale in aanmerking komende compensatie voor overuren wordt weergegeven en de auditcapaciteiten worden ondersteund?
Hier is een praktische test: als een werknemer die €20 per uur verdient en 10 uur overwerkt, kan uw systeem dan duidelijk vaststellen dat de overwerkpremie van €100 (10 × €10) in aanmerking komt, terwijl het basisgedeelte van €200 (10 × €20) dat niet doet?
Vragen over personeelsbeheer
Kan uw tijdregistratiesysteem door de FLSA verplichte overuren afzonderlijk identificeren van overuren die zijn voorgeschreven door de staatswet, vakbondsovereenkomsten of bedrijfsbeleid? Kan dit onderscheid maken tussen dagelijkse overuren en wekelijkse FLSA-overuren? Wordt de classificatie van overuren zonder handmatige tussenkomst doorgegeven aan de loonadministratie?
Integratie vragen
Wisselen uw systemen overuren probleemloos gegevens uit? Zijn werknemersdefinities en looncodes consistent op alle platforms? Kunnen werknemers het bedrag van de subsidiabele overuren van jaar tot jaar zien?
Als het antwoord ‘nee’ of ‘ik weet het niet zeker’ is, wordt u blootgesteld.
Wat nu te doen
Onmiddellijke actie (het is te laat)
Omdat deze bepaling met terugwerkende kracht geldt tot 1 januari 2025 dienen organisaties al over gegevens te beschikken voor het lopende belastingjaar.
Controleer uw looncodes om de berekeningen van overuren te bevestigen. Het basissalaris is duidelijk gescheiden van de door FLSA vereiste premies. Documenteer uw berekeningsmethodologie: de IRS staat redelijke schattingsmethoden toe voor 2025, maar deze moeten consistent worden gedocumenteerd en toegepast. Beoordeel of uw systeem configuratiewijzigingen, verbeteringen of langetermijnplatformupgrades vereist.
Begin 2026
Beschouw 2026 als een schoon leijaar. Implementeer een betrouwbare year-to-date accumulator voor in aanmerking komende overuren. Configureer medewerkersrapportages via W-2 Box 14 of aanvullende overzichten. Maak uitzonderingsrapportage om codefouten over overuren te detecteren voordat deze de nauwkeurigheid beïnvloeden. Stabiliseer de integratie, zodat het personeelsbeheer de correct geclassificeerde overuren doorstuurt naar de loonlijst, zonder handmatige herbewerking.
Vooruitkijken
Overweeg om deze tijd van het jaar de in aanmerking komende overuren weer te geven op uw selfserviceportal om het aantal vragen van medewerkers te verminderen. Evalueer of gerichte mogelijkheden voor overwerk kunnen helpen bij het aanpakken van personeelsuitdagingen. Ontwikkel een systeemroadmap als handmatige oplossingen uw huidige aanpak zijn: deze kunnen niet worden geschaald.
Tijdlijn
- 1 januari 2025 – Overwerkbepalingen treden in werking (met terugwerkende kracht toegepast)
- Belastingjaar 2025 – Een overgangsjaar met boetevermindering en redelijke inschattingen is toegestaan
- 1 januari 2026 – Verwachtingen voor een volledige en nauwkeurige loonregistratie in 2026
- Begin 2026 – Systeemupdates, testen en communicatie met medewerkers moeten worden voltooid
- 31 december 2028 – De bepalingen inzake de aftrek voor overwerk zijn niet langer van toepassing onder de huidige wetgeving
Het belangrijkste is
OBBBA-voorzieningen voor overuren lijken misschien eenvoudig, maar voor zorgverleners benadrukken ze de zwakke punten in de manier waarop overuren in het hele systeem worden geregistreerd, berekend en gecommuniceerd.
Organisaties die dit louter als een belastingwijziging zien, zullen aan het einde van het jaar in de problemen komen. Degenen die het erkennen als een initiatief voor systeem- en datagereedheid, zullen de naleving beschermen, de administratieve lasten verminderen en hun werknemers tijdens de transitie ondersteunen.
Heeft u hulp nodig bij het beoordelen van de mate waarin uw salaris- en personeelssystemen gereed zijn voor OBBBA-compliance? Neem contact op met een Healthcare IT Leader om te bespreken hoe wij de operationele en technische voorbereidingen van uw organisatie kunnen ondersteunen.
Praat met ons team
Disclaimer: Dit artikel is bedoeld om feitelijke informatie te verschaffen over de operationele en technische vereisten van de overwerkvoorzieningen van OBBBA. De inhoud weerspiegelt het adviesperspectief van een IT-leider in de gezondheidszorg op het gereed zijn van systemen en voorbereiding op naleving, en niet op politiek commentaar of beleidsstandpunten.
