We zijn de vergadercultuur gaan haten, en ik begrijp waarom. Denk eens aan de laatste paar bijeenkomsten die u hebt bijgewoond. Hoeveel hiervan voelen duidelijk, beknopt en werkelijk als een effectief gebruik van uw tijd?
Ik heb aan meer vergaderingen deelgenomen dan ik kan tellen; bij veel vergaderingen was de helft van de deelnemers aan het multitasken, camera’s aan maar hun geest ongericht. Als gecertificeerd facilitator die alles heeft ontworpen, van externe vergaderingen met managers tot wekelijkse teambijeenkomsten, heb ik geleerd dat de meeste vergaderingen mislukken, niet omdat het mensen niets kan schelen, maar omdat leiders vergaderingen beschouwen als iets dat noodzakelijk is om te doen, en niet als de dure samenwerkingsmomenten met hoge inzet die ze in werkelijkheid zijn.
“Maar wat kunnen we doen?” Je mag jammeren. “Slechte vergaderingen maken deel uit van het klaren van de klus.”
Hoewel het waar is dat vergaderingen een belangrijk onderdeel van zakendoen zijn, hoeft dat niet per se slecht te zijn. Hier zijn de vijf meest voorkomende fouten die ik mensen zie maken bij het bijwonen van vergaderingen, en eenvoudige oplossingen die u vandaag nog kunt implementeren om uw vergadertijd optimaal te benutten.
Fout 1: Je begint niet met het einde voor ogen
U denkt misschien dat u het doel van de vergadering al kent: de titel van de vergadering legt het doel uit, of uw agenda schetst wat u wilt behandelen. Maar eigenlijk is de belangrijkste planningsstap het hebben van een duidelijk beeld van de verwachte uitkomst van de bijeenkomst.
Bedenk wat je wilt dat mensen bij elke bijeenkomst weglopen. Kwamen ze met informatie? Hadden ze klaar moeten zijn met het nemen van een beslissing? Is het doel eenvoudigweg een onderwerp te introduceren en te bepalen welke kleine groepen zich moeten verzamelen voor meer specifieke vervolgstappen? Moeten ze een beter inzicht krijgen in de prioriteiten van hun collega’s?
Als mensen weten waar het gesprek naartoe gaat, kunnen ze zich beter voorbereiden en deelnemen. Bovendien maakt dit het gemakkelijk om de cirkel te sluiten met actiepunten die verband houden met uw doelen (nog een element van een succesvolle vergadering).
Actiepunten: Geef aan het begin van de agenda van elke vergadering hardop aan welke resultaten u hoopt te bereiken.
Fout 2: Je timet je agenda niet
We hebben allemaal wel eens vergaderingen gehad waarin elk agendapunt te lang leek te duren. Je negeert het, controleert enkele e-mails en luistert opnieuw, maar beseft dat het onderwerp nog steeds niet is afgerond en dat een derde persoon nu meelift op wat de eerste persoon zei zonder enige nieuwe of noodzakelijke informatie toe te voegen. Het is niet verrassend dat je aan het eind van de vergadering nog maar twee van de zes agendapunten hebt afgerond, waardoor de groep een aantal minder dan ideale opties heeft: extra vergaderingen plannen, die punten naar volgende week verplaatsen (wat de achterstand met agendapunten verder vergroot), of proberen de punten asynchroon aan te pakken.
Gebruik in plaats daarvan timeboxing voor elk van uw agendapunten. Het gewenste resultaat moet uw timing bepalen. Onderzoek naar controversiële beslissingen die gevolgen zullen hebben voor de hele organisatie? Besteed meer tijd aan het bespreken. Updates uitvoeren die niet veel invoer vereisen? Houd die tijdbox strak. En je hoeft hier niet gek te zijn: als je in het begin drie administratieve onderwerpen hebt, kun je ze groeperen in beheerderssecties van vijf minuten in plaats van ‘één minuut’ naast elk onderwerp te zetten.
Wanneer u die tijdslimiet bereikt (de meeste videoconferentiesystemen hebben tegenwoordig een ingebouwde timer die u kunt gebruiken), hoeft u niet onmiddellijk te stoppen. Voer in plaats daarvan een check-in uit om te zien of u door moet gaan. Ik gebruik vaak korte enquêtes over afkeer: een afkeer betekent dat mensen meer tijd aan het onderwerp willen besteden, een afkeer betekent dat ze klaar zijn om verder te gaan, en een afkeer betekent dat ze neutraal zijn. Als de meeste mensen klaar zijn om verder te gaan, leg dan het actie-item vast en ga verder. Als je veel positieve reacties krijgt, stel dan een nieuw tijdvak in en controleer opnieuw wanneer deze verloopt. En reageren mensen traag of geven ze je een duimpje omhoog? Waarschijnlijk hebben ze het al gecontroleerd.
Actiepunten: Voeg timeboxen toe aan elk agendapunt tijdens uw volgende vergadering en check in wanneer u daar aankomt.
Fout 3: Je bent niet exclusief genoeg
Leiders nodigen vaak een kerngroep van verplichte deelnemers uit voor een bijeenkomst en overwegen vervolgens anderen als opties als ze waarde kunnen vinden in een klein deel van de discussie, of om te voorkomen dat iemand zich buitengesloten voelt.
Je denkt dat je inclusief bent, maar wat je eigenlijk doet is de agenda’s van mensen volstoppen met onnodige evenementen waarvan ze zich gedwongen voelen om aanwezig te zijn. Natuurlijk hadden de laatste vijf “optionele” bijeenkomsten niets nuttigs voor hen opgeleverd, maar misschien zou het deze keer anders zijn, toch?
Doe iedereen een plezier: stop met het uitnodigen van optionele deelnemers. En als u als optioneel wordt gemarkeerd bij vergaderingen die consequent geen enkele waarde opleveren, stop dan met het bijwonen ervan.
Er zijn betere manieren om transparant te blijven zonder iemands tijd te verspillen. Gebruik een AI notulist om samenvattingen en actiepunten te maken die niet-deelnemers snel kunnen bekijken. Laat iemand achteraf belangrijke dingen posten, vooral beslissingen of informatie die van invloed is op mensen buiten de kamer. Of nodig bepaalde mensen uit om bepaalde delen van de bijeenkomst bij te wonen wanneer hun inbreng echt nodig is.
Actiepunten: Controleer uw komende vergaderingen en verwijder alle optionele deelnemers, door ze verplicht te stellen of ze helemaal niet uit te nodigen.
Fout 4: U controleert uw vergaderingen niet vaak genoeg
Ten slotte is het bij toepassing van het bovenstaande belangrijk dat u eerlijk blijft en regelmatig beoordeelt of de vergaderingen in uw agenda de moeite waard zijn.
Een eenvoudige vraag die ik mezelf graag stel bij het overwegen van een aanstaande vergadering is: wat zullen de deelnemers aan de vergadering missen als deze vergadering uit de agenda wordt verwijderd? Hoe kan dit hun vermogen belemmeren om hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden uit te voeren? De antwoorden kunnen duidelijk maken welke bijeenkomsten geschrapt of geherstructureerd kunnen worden.
Ik denk ook dat het belangrijk is dat vergaderbegeleiders aan het einde van elke bijeenkomst snel inchecken en zichzelf de volgende vragen stellen:
- Hebben wij een besluit genomen?
- Weten mensen wat ze nu moeten doen?
- Doet iedereen op een of andere manier mee?
- Loopt iedereen weg met enig voordeel?
Als uw vergaderingen niet de gewenste resultaten opleveren, of als u niet weet wat de gewenste resultaten zijn, is het misschien tijd om het ritme, de deelnemers en de stijl van de vergadering opnieuw te bekijken (of te overwegen of het überhaupt wel een vergadering moet zijn).
Actiepunten: Plan deze week 30 minuten om al uw terugkerende vergaderingen te controleren met behulp van de bovenstaande vragen, en annuleer of verzet ten minste één vergadering.
