Er wordt de laatste tijd veel gesproken over identiteitsdiefstal. Misschien heb je zelfs gehoord van getroffen klanten. Jouw hulp kan een groot verschil maken. Wist u dat uw bedrijf verplicht is een kopie van de diefstalgerelateerde gegevens aan het slachtoffer van diefstal te verstrekken?
Fair Credit Reporting Act (FCRA) Sectie 609(e) vereist dat u kopieën van documenten met betrekking tot de diefstal verstrekt aan het slachtoffer van identiteitsdiefstal – of aan de wetshandhaving op verzoek van het slachtoffer. Op schriftelijk verzoek van een slachtoffer van identiteitsdiefstal moet u de gegevens binnen 30 dagen gratis en zonder dagvaarding verstrekken. Dit wordt ook wel de ‘omzetvoorziening bedrijfsadministratie’ genoemd.
Slachtoffers van identiteitsdiefstal hebben deze gegevens mogelijk nodig om het misdrijf te documenteren of hun goede naam te zuiveren. Je wilt ze helpen en je weet dat je je aan de wet moet houden. Zorg er dus voor dat u beleid heeft voor het reageren op verzoeken om gegevens van slachtoffers.
Op basis van wat we hebben geleerd, volgen hier enkele dingen waarmee u rekening moet houden bij het reageren op een omzetverzoek voor bedrijfsdocumenten
- Maak de balans op. Weet welk type record u heeft. Denk aan aanvragen, rekeningafschriften, kwitanties, klantenservicegegevens met betrekking tot een transactie en gegevens waaruit blijkt waar goederen zijn gekocht of verzonden. Als u weet wat u heeft, kunt u er beter voor zorgen dat slachtoffers alle soorten gegevens krijgen die verband houden met identiteitsdiefstal
- Denk groot. De omzetbepalingen van de FCRA voor zakelijke documenten zijn van toepassing op alle soorten identiteitsdiefstal, inclusief het openen van nieuwe accounts, evenals aankopen op bestaande accounts. Daarom is het belangrijk om uw polissen periodiek te evalueren om er zeker van te zijn dat ze nieuwe vormen van identiteitsdiefstal dekken zodra deze zich voordoen.
- Wees niet bang om te dupliceren. Volgens de FCRA moet u de gegevens verstrekken, zelfs als het slachtoffer de gegevens eerder heeft ontvangen. Hier is een voorbeeld: Stel dat een slachtoffer een dossierverzoek verzendt nadat hij een te late kennisgeving op een rekeningafschrift heeft ontvangen. Wat moet je doen? Maak alle gegevens aan met betrekking tot ongeautoriseerde afschrijvingen, inclusief kopieën van rekeningafschriften, ook al heeft het slachtoffer deze mogelijk al ontvangen. Waarom? Slachtoffers mogen de kopieën die ze eerder hebben ontvangen niet bewaren, vooral als de identiteitsdiefstal enige tijd geleden heeft plaatsgevonden. Het weigeren van het verzoek van een slachtoffer omdat het slachtoffer eerder toegang had tot de gegevens, voldoet niet aan artikel 609(e).
U vraagt zich misschien af of er momenten zijn waarop u kunt weigeren gegevens te verstrekken als reactie op een 609(e)-verzoek. Als u niet zeker bent van de identiteit van het slachtoffer, staat de FCRA u toe een identiteitsbewijs te vragen, zoals een kopie van een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs. U kunt ook om bewijs vragen van een claim voor identiteitsdiefstal, zoals een identiteitsdiefstalrapport uitgegeven door de FTC of een politierapport. Een FTC Identity Theft Report onderwerpt de persoon die de melding indient aan strafrechtelijke sancties als de informatie vals is, en bedrijven kunnen deze behandelen zoals ze een politierapport zouden behandelen. Als u na ontvangst van de documenten te goeder trouw de identiteit van het slachtoffer niet kunt verifiëren of van mening bent dat het verzoek om gegevens op een verkeerde voorstelling van zaken is gebaseerd, kunt u weigeren de gegevens te verstrekken.
Voor meer informatie over het voldoen aan 609(e), lees Bedrijven moeten transactiegegevens met betrekking tot identiteitsdiefstal aan slachtoffers en wetshandhaving verstrekken.
