Dit snelle AI-spiekbriefje lost vier grote dagelijkse werkproblemen op

Je hebt het Evangelie gehoord: AI zal alles veranderen. Goed, goed, goed.

Maar als je wacht op een deadline en 80 ongelezen e-mails, heb je geen filosofie nodig, maar een spiekbriefje.

De snelste manier om AI onder de knie te krijgen is niet door naar colleges te kijken, maar door een manier te vinden om een ​​uur werk te vervangen door opdrachten van 10 seconden. Hier zijn vijf specifieke, herhaalbare manieren om uw meest tijdrovende professionele taken te automatiseren.

Pak uw favoriete chatbot (Gemini, ChatGPT, Claude, Copilot – wat u maar wilt) en laten we aan de slag gaan.

Schrijven

Starend naar een lege pagina. Saaie, formele eerste versies. Genoeg.

Je bent een professional. U moet geen uur besteden aan het opstellen van een standaard e-mail aan een klant of aan het schrijven van de eerste drie paragrafen van een rapport. Het is zwaar werk.

Beheers in plaats daarvan ‘op beperkingen gebaseerde nudging’. Hier vertel je de AI wat hij moet schrijven en hoe hij het moet schrijven, waardoor hij wordt gedwongen jouw specifieke en professionele regels te volgen.

Hier is een snel voorbeeld:

“Jij bent (titel). Stel een (type document (memo, e-mail, etc.)) op voor (doelgroep). De toon moet (toon) zijn. Drie belangrijke punten zijn (noem drie specifieke opsommingen). De uiteindelijke memo moet rond zijn (woordlengte) en een onderwerpregel bevatten.”

Actiepunten na de vergadering

Lange transcripties en vergadernotities doorzoeken op actiepunten?

Je doet het verkeerd. Laat AI het zware werk van de synthese doen.

Het is tijd om te profiteren van ‘op resultaten gebaseerde aanmoediging’. In plaats van om samenvattingen te vragen, kunt u AI vragen om specifieke, gestructureerde uitvoer te produceren uit grote hoeveelheden tekst, zoals transcripties van vergaderingen of compacte pdf’s.

Bijvoorbeeld:

“Analyseer het volgende (transcript/document van de vergadering). Vat niet de hele tekst samen. Produceer in plaats daarvan drie verschillende resultaten: 1) Een tabel met alle actiepunten, verantwoordelijke personen en gestelde deadlines. 2) Een lijst met drie onopgeloste open vragen. 3) Een korte e-mailonderwerpregel van twee zinnen voor vervolg.”

In minder dan een minuut kunt u ruwe gegevens omzetten in een overzichtelijke, actiegerichte takenlijst.

Onderzoek

Om van generatieve AI een echte, betrouwbare onderzoeksassistent te maken die informatie verspreid over meerdere werkbestanden kan doorzoeken en ernaar kan verwijzen, is het gebruik van tools nodig waarmee u uw eigen inhoud kunt uploaden, zoals die van Google. NotebookLM of vergelijkbare functies op andere platforms.

Dit wordt een ‘contextuele basis’ genoemd en omvat het uploaden van verschillende jaarverslagen, projectdocumenten of uitgebreide onderzoeksbestanden. Informeer eerst bij uw organisatie of hier regelgeving tegen bestaat.

Hier zijn de opdrachten die u kunt gebruiken:

“Wat is, alleen al op basis van de geüploade documenten, het grootste verschil tussen de omzetprognoses voor het vierde kwartaal van 2024 (uit document A) en de realisatie van het eerste kwartaal van 2025? marketing uitgaven (uit document C)? Leg de leemte uit in drie belangrijke punten, verwijzend naar het specifieke document waarin de informatie te vinden is.”

Hierdoor kunt u niet langer afhankelijk zijn van de algemene kennis van AI en deze gaan gebruiken als een zeer efficiënte analist van uw persoonlijke gegevens, waardoor inzichten worden gegenereerd die u uren zou kosten om ze zelf te begrijpen.

Wissel ideeën uit

Dankzij AI is het tegenkomen van creatieve blokkades of het slachtoffer worden van groepsdenken tijdens het brainstormen niet meer wat het was.

Terwijl je brein lineair denkt, kan AI exponentieel denken, maar je moet het dwingen te laten zien wat het doet.

Gebruik ‘kritische redeneringsimpulsen’, ook wel ‘gedachteketens’ genoemd. Dit dwingt de AI om te debatteren, bekritiseren en alternatieven te verkennen alvorens een antwoord te bepalen.

Snel formulevoorbeeld:

“Ik heb een idee voor een nieuwe productfunctie: (beschrijf de functie). Voordat u een naam voor de functie voorstelt, wil ik dat u eerst: 1) Handelt als een sceptische klant en drie redenen opgeeft waarom deze functie nutteloos is. 2) Handelt als een concurrent en drie manieren noemt waarop ze de functie gemakkelijk kunnen imiteren en neutraliseren. 3) Pas na deze twee stappen drie verschillende, op voordelen gebaseerde namen voor de functie voorstellen. “

Dit dwingt de AI om op te treden als een constructieve tegenstander, waardoor je sneller tot betere en sterkere ideeën komt.