Veel CEO’s beschouwen vergaderingen als het toppunt van bedrijfsbureaucratie – en hebben dat ook gedaan scheuren om het te minimaliseren.
Snowflake-CEO Sridhar Ramaswamy is geen uitzondering. Dit meldde Business Insider eerder Snowflake heeft het nummer gevolgd telefoongesprekken en persoonlijke ontmoetingen om de efficiëntie te vergroten. Ramaswamy vertelde Business Insider dat “vergaderingen als bureaucratie zijn” en dat “we allemaal bureaucratie haten, behalve de onze.”
Ramaswamy, die in 2023 bij het clouddataopslagbedrijf kwam werken, zei hij neemt met niemand rechtstreeks product- of bedrijfsbeslissingen en verwacht een gepubliceerd verslag van die beslissingen ervoor en erna.
Om ervoor te zorgen dat vergaderingen effectief gebruik maken van ieders tijd, probeert de CEO nog steeds vast te houden aan duidelijke principes. Dit zijn de vier vereisten die hij heeft voor alle vergaderingen:
Nr. 1: Agenda en notities
Ramaswamy’s eerste vereiste was om de agenda vóór de vergadering te delen.
“Ik zal geen vergaderingen bijwonen waar de agenda en het materiaal niet vooraf openbaar worden gemaakt”, zei de CEO.
Hij zei dat hij vroeg opstond en dat hij elke ochtend van 5.00 tot 7.00 uur bezig was met het voorbereiden van de verschillende bijeenkomsten die hij die dag zou bijwonen. Naast dat hij vooraf de agenda ontvangt, verwacht hij ook aantekeningen na iedere vergadering.
Nr.2: Zorg ervoor dat er een doel is
Ramaswamy zei dat hij geen vergaderingen houdt alleen maar om een vakje aan te vinken. In plaats daarvan zei de CEO dat hij er een “grote fan” van is om ervoor te zorgen dat vergaderingen goed verlopen – met de juiste mensen in de zaal en een duidelijk standpunt over de onderwerpen die worden besproken.
“De bijeenkomst mag niet iets prestigieus zijn of om informatie te verkrijgen”, aldus Ramaswamy.
Nr.3: Open discussie
Ramaswamy zei dat hij bijeenkomsten gebruikt als een plek om een open gesprek aan te moedigen in plaats van feiten te herhalen.
“Feiten zijn offline te lezen. Het is efficiënter”, aldus de CEO.
Ramaswamy zei dat hij probeert ervoor te zorgen dat er tijdens zijn bijeenkomsten een verscheidenheid aan standpunten naar voren komt. Hij zei dat hij soms sessies bijwoont waar een of twee mensen het overnemen – en hij probeert de groep van die dynamiek te distantiëren.
“Als ik op een bijeenkomst ben en dat zie gebeuren, zie ik het als mijn plicht om ervoor te zorgen dat de tijd eerlijk wordt verdeeld en dat mensen het gevoel krijgen dat hun stem echt wordt gehoord”, aldus Ramaswamy.
Nr. 4: Doe het snel
Ramaswamy zei dat hij over het algemeen last heeft van jeuk en dingen snel gedaan wil krijgen. Hij zei dat als hij de bijeenkomst zou beëindigen met een ‘doorslaand succes’, hij zou voorstellen dat iedereen de bijeenkomst onmiddellijk zou verlaten.
“We moeten nu allemaal stilletjes vertrekken, voor het geval we nog meer problemen voor onszelf creëren”, zei Ramaswamy tegen zijn werknemers.
