Hoofd Instagram Adam MosseriDe nieuwste memo heeft niet alleen betrekking op RTO’s. Het richt zich ook op iets waar zowel werknemers als leiders een hekel aan hebben: repetitieve vergaderingen.
De memogetiteld “Bouwen aan een winnende cultuur tegen 2026”, zei dat reguliere bijeenkomsten elke zes maanden zouden worden geannuleerd en alleen weer zouden worden toegevoegd als “absoluut noodzakelijk”. Hij drong ook aan op regelmatige, tweewekelijkse persoonlijke ontmoetingen “standaard” en zei dat werknemers vergaderingen moeten afwijzen die “focusblokken” verstoren.
“We brengen allemaal te veel tijd door in ineffectieve vergaderingen, en dit vertraagt ons”, schreef Mosseri.
Mosseri’s harde optreden tegen vergaderingen weerspiegelt een groeiend aantal leidinggevenden die gefrustreerd zijn door bureaucratische traagheid. Nu AI-tools een nieuw tijdperk van efficiëntie op de werkplek en toegenomen concurrentie inluiden, heroverwegen leiders de cultuur van de grond af: ze snijden lagen, vereenvoudigen processen en verdubbelen de snelheid en efficiëntie.
Leiders wijzen werkplekken met veel vergaderingen af
Veel CEO’s en miljardairs hebben al lang een uitgesproken mening over vergaderingen. Jeff Bezos geeft de voorkeur aan ‘rommelige’ vergaderingen, terwijl Brian Chesky van Airbnb en Jensen Huang van Nvidia liever één-op-één helemaal elimineren.
Anderen beschouwen deze praktijk als een afleiding van het echte werk. meende Elon Musk grote bijeenkomsten moeten worden geëlimineerd of “zeer kort” gehouden, en miljardair-investeerders (en e-mailliefhebber) Mark Cuban zei ook dat vergaderingen zijn productiviteit doen ontsporen.
“Ik probeer alleen te vergaderen als ik tot een conclusie moet komen of als het niet anders kan – hetzelfde geldt voor telefoontjes,” Cubaans zei in 2023. “Het kost veel tijd.”
Het debat over vergaderingen wordt heviger nu efficiëntie centraal staat in het Amerikaanse bedrijfsleven. In de jaarlijkse brief van Jamie Dimon aan de aandeelhouders van 2024 zei de CEO van JPMorgan hij wil “de vergadering doden” omdat het het werk vertraagt.
Eerder dit jaar, Amazon-topman Andy Jassy zei dat hij de face-to-face samenwerking wil herstellen, terwijl hij “pre-vergaderingen voor besluitvorming” wil beperken. Tech reus Onlangs zijn er 14.000 banen geschrapt in een poging om een meer avontuurlijke, startup-achtige cultuur nieuw leven in te blazen.
Het omkeren van de trend van vergaderen
Benjamin Laker, een leiderschapsprofessor aan de Henley Business School die onderzoek heeft gedaan naar effectieve vergaderstructuren, vertelde Business Insider dat er in het post-pandemische tijdperk een “enorme versnelling” van vergaderingen heeft plaatsgevonden, zowel in frequentie als in volume.
Laker zei dat psychologische factoren, zoals toegenomen eenzaamheid en angst tijdens de pandemie, bijdragen aan deze toename van ontmoetingen, omdat ze een manier bieden om een gevoel van verbondenheid te herwinnen.
Petri Lehtonen, CEO van het vergaderanalyseplatform Flowtrace, vertelde Business Insider dat uit de gegevens van het bedrijf blijkt dat 50% tot 70% van de totale vergaderuren bij grote bedrijven uit terugkerende tijdstippen komt, en dat veel bedrijven vinden dat deze terugkerende vergaderingen niet altijd een duidelijk doel hebben. Het harde optreden tegen bijeenkomsten is niet alleen een culturele trend, maar een ‘structurele correctie’, zei Lehtonen.
Dat is de reden waarom leidinggevenden als Mosseri deze gewoonte misschien willen herzien, zei hij. Lehtonen zegt dat naarmate de samenwerking steeds asynchroon wordt, als gevolg van door AI gegenereerde overzichtstools, bedrijven overstappen van het ‘standaard vergaderen’-denken naar ‘vergaderingen als een escalatietool’.
Het herstellen van de balans
In de nasleep van de pandemie kiezen sommige bedrijven voor een radicalere aanpak om het aantal vergaderingen terug te dringen.
In 2023, Shopify-baas geïntroduceerd een plug-in om het aantal uitgegeven dollars tijdens vergaderingen bij te houden, een maatregel die volgens de COO destijds bedoeld was om het aantal vergaderingen te verminderen, zodat werknemers daadwerkelijk ‘problemen konden oplossen’.
Andere bedrijven, zoals Salesforce, hanteren een minder extreme aanpak. Bedrijf probeer eens een week zonder vergaderingen in 2021 om medewerkers even geen afleiding te geven, en uiteindelijk nog eens drie weken zonder vergaderingen in te voeren. Andere bedrijven, zoals Citi, bieden vergadervrije vrijdagen aan.
Binnen één jaar onderzoek onder 76 bedrijven gepubliceerd in MIT’s Sloan Management Review in 2022, schreef Laker dat de productiviteit 71% hoger was als de vergaderingen met 40% werden verminderd. Laker zei echter dat de voordelen van de no-meet-periode begonnen af te nemen nadat de vergaderingen met 60% waren verminderd, en daarna ook weer afnamen.
Laker zegt dat de beste manier om de effectiviteit van vergaderingen te behouden, is door duidelijke grenzen te stellen, zoals een maximaal aantal deelnemers, een opzegtermijn van 24 uur vóór de vergadering, een agenda en een vast tijdsbestek.
“Zolang je vergaderingen schoon houdt, hoef je vergaderingen niet helemaal te elimineren”, zegt Laker.
