Communiceer in groepschats wordt snel een manier van leven, maar wat zijn de regels?
We gebruiken meestal e-mail, telefoon of persoonlijk contact. Nu gebruiken we het platform zoals iMessage, WhatsApp of Slack om een avondje uit met vrienden, het verjaardagsfeestje van een kind, een werkproject te coördineren of zelfs gevoelige militaire informatie te bespreken – zoals minister van Defensie Pete Hegseth doet gedeelde details van de luchtaanval in een Signal-chat.
Hoewel groepschats steeds populairder worden vanwege hun informaliteit, brengen ze ook hun eigen uitdagingen met zich mee: discussies kunnen afwijken van het onderwerp, repetitieve of fundamentele vragen kunnen groepsleden irriteren, en virale memes die je grappig vindt, kunnen ook aanstootgevend zijn.
Principe van digitale ethiek blijft hetzelfde als andere soorten etiquette, maar het past ook “bij de context en veel van de regels zijn impliciet in plaats van expliciet”, zegt Rupert Wesson, directeur van Debrett’s, een Britse etiquettegids, die de beste tips voor The Associated Press schetste:
Denk na voordat u een bericht verzendt
Etiquette is altijd gebaseerd geweest op het idee van zorg en aandacht voor anderen, zei Wesson. Het is dus de moeite waard om na te denken over de mogelijke gevolgen van uw bericht voor de ontvanger.
Dit betekent bijvoorbeeld dat u de tijd van andere leden niet verspilt door vragen te stellen die gemakkelijk kunnen worden beantwoord door te zoeken op Google, of door naar boven te scrollen of door eerdere berichten te bladeren.
De Trent Windsurfing Club in de buurt van Nottingham, Engeland, die met haar leden communiceert via WhatsApp en e-mail, schetste andere overwegingen in een lijst van 15 punten op haar website.
“Wees niet boos als iemand in de groep niet reageert op jouw bericht. Niemand is daartoe verplicht. Je kunt hem beter een direct bericht sturen”, aldus de club.
Bovendien: “Analyseer, voordat u video’s, afbeeldingen, memes of andere inhoud plaatst, of het materiaal in het belang is van de meerderheid van de groepsleden.”
En vermijd het verzenden van video’s of hele grote bestanden, want “niemand houdt ervan om het geheugen van zijn smartphone vol te maken of zijn data-/internetpakket te verspillen aan dingen die nergens op slaan”, zegt de gids. De club heeft niet gereageerd op een verzoek om commentaar.
Onthoud het doel van de chat
Houd altijd rekening met het doel van de chatgroep. Voor degenen die zijn gemaakt met een specifieke, praktische functie: blijf gewoon bij de taak en plaats niet meer dan nodig is, zegt Wesson.
Aan de andere kant: “sommige groepen zijn er uit roekeloosheid en hier geldt: hoe meer, hoe beter”, voegde hij eraan toe.
Dit zou duidelijk moeten zijn, maar plaats geen persoonlijke dingen in bedrijfs- of bedrijfsgerelateerde chats, en plaats geen werkgerelateerd materiaal in groepen met vrienden of familie.
Het kan geen kwaad om rond te snuffelen voordat je erover nadenkt, deels omdat nieuwe leden op sommige chatplatforms niet kunnen zien wat er wordt gepost voordat ze lid worden.
“Het is altijd het beste om voorzichtig te zijn totdat je de doelstellingen en cultuur van de groep echt begrijpt”, zegt Wesson.
Houd rekening met de groepsgrootte
Moet je op elk bericht reageren? Vaak heeft iemand de behoefte om op elk bericht een antwoord te typen, al is het maar om ‘bedankt’ te zeggen. Maar als je het in een grote groep doet, kan het lijken op een stortvloed aan e-mailantwoorden.
Wesson stelt voor om te overwegen hoeveel mensen aan het gesprek deelnemen.
“Als jullie met zijn drieën in een groep zitten, is de reactie, ook al is het maar een emoji, bijna te verwachten”, zegt Wesson. “Bij groepen van vijftig of meer personen is dit praktisch een strafbaar feit.”
Houd het schoon en toonbaar, vooral op de werkplek
Dit is een heel belangrijk punt in de werkcommunicatie, aangezien veel kantoormedewerkers nu chatplatforms zoals Slack en Microsoft Teams gebruiken in plaats van e-mail om te communiceren.
Dit platform voelt minder formeel aan dan e-mail, maar vergeet niet dezelfde richtlijnen te volgen als bij andere bedrijfscommunicatie.
“Ga ervan uit dat elk bericht kan worden doorgestuurd en wees voorzichtig met werkchats (hoe informeel ze ook zijn)”, zegt Wesson. “Zoals veel mensen bij arbeidsrechtbanken hebben ervaren, kan elke verkenning van immorele zaken hun carrière beperken.”
Minder kan meer zijn in de chat
Chatberichten moeten kort en krachtig zijn.
Eén reden is dat uw woorden kunnen variëren afhankelijk van de persoon die het bericht leest. Gebruik daarom korte zinnen om te voorkomen dat u verkeerd wordt geïnterpreteerd.
Als het over werk gaat en u iets uitvoeriger en gedetailleerder wilt bespreken, overweeg dan een persoonlijk gesprek, een telefoontje of een e-mail.
“Niemand wil een ongeformatteerd bericht van 20 cm lang lezen als een georganiseerde bijlage beter zou werken”, adviseren experts van The Emily Post Institute – het Amerikaanse equivalent van Debrett – in een blogpost over zakelijke communicatie.
Duidelijkheid van boodschap en stijl zijn belangrijk
Dit is geen college-essay, dus de regels rond grammatica, interpunctie of zelfs emoji’s hoeven niet erg streng te zijn.
“Je moet je niet te beperkt voelen en je moet anderen niet veroordelen omdat ze snel en los spelen met King’s English”, zei Wesson. “Laat beknoptheid en duidelijkheid uw leidraad zijn.”
Over emoji’s gesproken: ze zijn leuk en kunnen zowel je bedoelingen als de meest doordachte uitdrukkingen overbrengen, zegt Wesson. Maar maak er geen misbruik van, want ze kunnen een “mijnenveld” worden.
Er is een groot verschil tussen bijvoorbeeld een huilende emoji en een huilende lachende emoji, zei hij. Je kunt het beste op safe spelen en emoji’s vermijden als je bijvoorbeeld condoleances betuigt, zegt Wesson.
De juiste manier om een chatgroep te verlaten
Als je je ergert aan het aantal berichtmeldingen van grote chatgroepen, of je voelt je ongemakkelijk vanwege sommige reacties, schakel het dan gewoon uit. En wees niet bang om een groep te verlaten als je er niet bij hoeft te zijn.
Overweeg om de chatbeheerder op de hoogte te stellen voordat u vertrekt.
“Groepsbeheerders hebben de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de chat zijn doel dient en dat de zaken niet uit de hand lopen”, aldus Wesson.
Wat moeten beheerders doen als een bepaalde persoon problemen veroorzaakt?
“Als er iets misgaat, is het verwijderen van een lid een optie, maar het kan een beetje drastisch zijn. Een stille DM of korte stilte moet altijd eerst worden overwogen”, aldus Wesson.
Als u een chat verlaat, moet u dan afscheid nemen?
Nogmaals, dit is afhankelijk van de context. Als het om een eenmalig evenement gaat met veel mensen die je niet kent, is dit waarschijnlijk niet nodig.
Maar als u bijvoorbeeld deel uitmaakt van een project voor werken op afstand, kunt u het het beste iedereen hiervan op de hoogte stellen.
“Maak op weg naar buiten duidelijk dat je meteen weggaat, zodat de chat niet gevuld is met mensen die afscheid nemen”, zegt Wesson.
Zijn er technologieonderwerpen waarvan u denkt dat ze uitgelegd moeten worden? Schrijf ons op onetechtip@ap.org met uw suggesties voor toekomstige edities van One Tech Tip.
—Kelvin Chan, zakelijk schrijver van AP
