Als uw bedrijf achtergrondinformatie heeft over potentiële werknemers, wordt u waarschijnlijk beschermd door Wet op eerlijke kredietrapportage. Voordat u een antecedentenonderzoek ontvangt, vereist de wet dat u bepaalde openbaarmakingen doet en de toestemming van de potentiële werknemer verkrijgt. Is het tijd voor een FCRA-nalevingscontrole?
Een achtergrondscreeningsrapport is een ‘consumentenrapport’ onder de FCRA dat dient als een factor bij het bepalen van de geschiktheid van een individu voor werk, huisvesting, krediet, verzekering of andere doeleinden en bevat informatie ‘met betrekking tot de kredietwaardigheid, kredietreputatie, kredietcapaciteit, karakter, algemene reputatie, persoonlijke kenmerken of manier van leven van een consument’.
Als uw bedrijf antecedentenonderzoek gebruikt bij het nemen van aanwervingsbeslissingen, volgen hier enkele stappen die de FCRA van u verlangt:
- Voordat u een antecedentenonderzoek over een potentiële werknemer verkrijgt, moet u aan de persoon bekendmaken dat u van plan bent het rapport te verkrijgen en vervolgens schriftelijke toestemming van hen verkrijgen, zodat u dit kunt doen.
- Als uit het antecedentenonderzoek iets naar voren komt dat ertoe kan leiden dat u besluit de persoon niet in dienst te nemen, moet u hem of haar op de hoogte stellen van de resultaten van het rapport en hem/haar een kopie geven. Vervolgens moet u ze voldoende tijd geven om het rapport te beoordelen, zodat ze eventuele onjuiste elementen kunnen betwisten.
- Als u uiteindelijk besluit iemand niet in dienst te nemen, geheel of gedeeltelijk op basis van de inhoud van het antecedentenonderzoek, moet u de persoon op de hoogte stellen dat hij of zij niet ten minste gedeeltelijk is aangenomen vanwege de resultaten van het antecedentenonderzoek.
Bedrijven vragen vaak hoe ze de eerste openbaarmakingen moeten doen die nodig zijn voordat ze een antecedentenonderzoek verkrijgen en de toestemming van een potentiële werknemer verkrijgen. Dit is gemakkelijker dan je zou denken. Op grond van de FCRA moet u potentiële werknemers duidelijk en ondubbelzinnig schriftelijk bekendmaken dat u van plan bent een antecedentenonderzoek over hen te verkrijgen, en moet u schriftelijke toestemming verkrijgen van die persoon die u toestemming geeft om het rapport op te stellen. Het is prima om de vereiste openbaarmakingen op te nemen En uw verzoek om toestemming in één document. Zorg ervoor dat u duidelijke woorden gebruikt, zodat potentiële werknemers deze kunnen begrijpen.
Sommige bedrijven maken de fout ingewikkeld juridisch jargon te gebruiken of aanvullende erkenningen of ontheffingen toe te voegen. Hier zijn enkele voorbeelden van deze dingen niet de bedoeling staat in dit eenvoudige document:
- Voeg geen taal toe die beweert u te ontslaan van de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren, verkrijgen of gebruiken van een antecedentenonderzoek.
- Voeg geen verklaring van de potentiële werknemer toe dat alle informatie in de sollicitatie juist is.
- Verwijder alle taal waarin potentiële werknemers moeten erkennen dat uw aanwervingsbeslissingen gebaseerd zijn op legitieme, niet-discriminerende redenen.
- Schaf al te brede autorisaties af die het vrijgeven van informatie mogelijk maken die de FCRA niet toestaat om te worden opgenomen in antecedentenonderzoeksrapporten – bijvoorbeeld faillissementen die meer dan tien jaar oud zijn.
Deze aanvullende items maken het niet alleen moeilijk voor potentiële werknemers om het hoofddoel van het document te begrijpen, maar kunnen ook in strijd zijn met de FCRA. Het toevoegen van enige andere erkenning of disclaimer valt buiten het bereik van de FCRA-toestemmingen in dit document. Als u aanvullende ontheffingen, autorisaties of openbaarmakingen heeft die u aan potentiële werknemers wilt verstrekken, doe dit dan in een afzonderlijk document. Neem ze niet op in de openbaarmakings- en autorisatiedocumenten van FCRA.
Het komt erop neer: het voldoen aan de openbaarmakingsvereisten van de FCRA voor het gebruik van antecedentenonderzoekrapporten is eenvoudig. Je kunt het in een paar zinnen doen. Voeg gewoon een eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen mededeling toe dat u een rapport van een antecedentenonderzoek ontvangt, misschien met een eenvoudige uitleg van welke informatie in het rapport zal worden opgenomen. Verzoeken om toestemming van potentiële werknemers moeten ook in eenvoudige taal worden gesteld.
Alleen dat. Er is niets anders vereist – en niets anders is toegestaan door de FCRA.
Houd het simpel. Dit is niet alleen een geweldig idee. Dat is de wet.
(Dit bericht is op 3 mei 2017 bijgewerkt om te verduidelijken dat dit een eerste openbaarmaking vereist voordat het bedrijf een achtergrondonderzoeksrapport ontvangt.)
