Toen Estefania Angel een paar maanden geleden als uitvoerend assistent bij een groot technologiebedrijf begon te werken, merkte ze iets dat contra-intuïtief was: het was de taak van haar bedrijf om andere bedrijven te helpen opstarten. AI Om hun interne taken te vereenvoudigen, maakt zijn bedrijf intern geen gebruik van het systeem.
Met behulp van AI-applicaties in Slack, Outlook en Google om verschillende taken bij te houden en collega’s te pingen, trok Angel de aandacht van zijn baas. Sommigen vroegen Angel zelfs om hem te leren hoe hij AI op de werkplek kon gebruiken.
“We zijn begonnen met het bijhouden van alle projecten waar hij mee bezig was”, zegt Angel, die als uitvoerend assistent (EA) werkt bij EA-dienstenbedrijf Viva Talent, waardoor de projectworkflows worden vereenvoudigd.
Dat is nog maar de eerste stap. Uiteindelijk, door Angel’s gebruik van AI om verschillende kantoortaken efficiënter te maken, begonnen steeds meer van zijn collega’s deze op AI gebaseerde processen over te nemen totdat ze de norm werden in het bedrijf.
Het zijn niet de bedrijfsleiders die de adoptie van AI stimuleren; het zijn laaggeplaatste, autodidactische werknemers die de gebruiksscenario’s van AI helpen groeien.
De bottom-up adoptie van AI volgt bredere trends: vorig jaar, McKinsey gevonden dat “het grootste obstakel voor schaalvergroting (AI) niet werknemers zijn – die er klaar voor zijn – maar leiders, die niet snel genoeg actie ondernemen.” McKinsey-onderzoekers ondervroegen 3.613 werknemers en 238 leidinggevenden op C-niveau en kwamen erachter dat leidinggevenden op C-niveau enorm onderschatten hoeveel leidinggevenden op C-niveau AI gebruikten. C-suite managers zijn bijvoorbeeld van mening dat 4% van de werknemers AI-technologie gebruikt voor ten minste 30% van hun werk, terwijl het percentage zelfrapportage door werknemers drie keer zo hoog is.
Hoewel EA vanwege de nabijheid een grote aanjager zou kunnen zijn van leidinggevenden op het gebied van AI-screening, spraken bronnen met het bedrijf Snel bedrijf merkte op hoe recruiters, datawerkers, individuele contribuanten (IC)-codeurs, projectcoördinatoren en zelfs valets de wijdverspreide adoptie van AI binnen hun organisaties hebben aangewakkerd.
De meeste leidinggevenden behoren niet tot de voorhoede van AI op de werkvloer. Werknemers die betrokken zijn bij dagelijkse taken zijn de drijvende kracht achter de implementatie van AI in hun bedrijf – van onderop.
“Wilde game-wisselaar”
Bij HR-softwarebedrijf Justworks in New York is een van de IC’s onlangs begonnen met het gebruik van een AI-agent die de coderepository van het bedrijf doorzoekt op mogelijke bugs. Zodra het een mogelijk probleem heeft gevonden, rapporteert het terug aan een andere AI-agent, die een aantal QA-tests uitvoert en, als het een bug detecteert, een reparatieverzoek opent.
De IC “automatiseerde uiteindelijk ongeveer 80% van het oproepproces voor zijn team”, zegt Ryan Taylor, senior engineering manager van Justworks. Dit was een ‘enorme gamechanger’, voegde Taylor eraan toe. Wat begon als slechts ‘een experiment’ van IC, is nu iets dat zijn team breder in het bedrijf wil implementeren.
Cortney Hickey, directeur executive operations bij automatiseringssoftwarebedrijf Zapier, zei dat hij en zijn collega’s “onze leidinggevenden op veel manieren hebben beïnvloed” met betrekking tot AI, bijvoorbeeld bij het ontwerpen van de manier waarop beslissingen in de hele organisatie worden genomen: het rekruteringsteam van Zapier “heeft bijvoorbeeld veel gedaan met AI die ook is geïmplementeerd”, inclusief de manier waarop het bedrijf samenvattingen vóór de vergadering maakt.
Chris Morrison, die in 2017 begon als ober bij de luxe supermarktketen Erewhon in Los Angeles, eindigde uiteindelijk ontwikkelde een AI-systeem dat nu alle bedrijfsgegevens verzamelt. Hij was goed in valet-werk en werd al snel gepromoveerd tot CEO van het bedrijf, die ‘langzaam begon te beseffen dat ik goed was in computers’, zei Morrison.
Omdat hij praktijkervaring had in veel van de winkels van Erewhon, begon Morrison minder te rijden en meer samen te werken met de CEO van EA om de pijplijn en database voor Erewhon op te zetten, waarbij hij AI gebruikte om taken te automatiseren en te vereenvoudigen op basis van zijn kennis van de activiteiten van het bedrijf.
Deze pijplijn verspreidt zich naar collega’s en naar superieuren. Momenteel is Morrison bedrijfsanalist en AI-leider bij Erewhon.
Laarzen op de grond
Het is normaal dat AI-functies zich van de onderkant naar de top in een bedrijf verplaatsen, omdat werknemers hun domein beter kennen dan de mensen die er toezicht op houden.
Bij Justworks heeft Taylor gezien dat “veel AI-initiatieven voortkomen uit snelle, goedkope iteratieve experimenten”, zei hij. Het is gemakkelijk om met AI te spelen om te zien hoe het uw werkdag gemakkelijker kan maken, en als iets werkt, hebben andere mensen op kantoor de neiging dit op te merken en het zelfs zelf te gaan gebruiken.
“In deze ondersteunende of operationele rollen zie je gewoon de wrijving”, zei Hickey tegen Zapier. Als hij en zijn collega’s dat doen, gaan ze AI-oplossingen testen. “Uiteindelijk test je het met een leidinggevende en die zegt: ‘Ik wil meer hiervan.’”
Jodie Mears, een in Groot-Brittannië gevestigde EA bij Bentley Systems, een bedrijf voor de ontwikkeling van infrastructuursoftware, begeleidt EA’s over de hele wereld. Hij hoorde echter dat veel van zijn leidinggevende beschermelingen niet wilden dat ze AI zouden gebruiken. “Ze hebben het gevoel dat het vals spelen is”, zei Mears, in plaats van het te vereenvoudigen. Hij zegt echter dat het de beste praktijk is om uw gebruik van AI als werknemer niet te verbergen.
Werknemers “zullen worstelen tussen het niet willen toegeven dat ze AI of automatisering gebruiken om hun rollen te versnellen, uit angst hun traditionele taken te bagatelliseren of te devalueren”, aldus Mears. Hoewel sommige mensen zich zorgen maken dat werknemers die AI gebruiken om sommige van hun functies over te nemen een reëel gevaar voor hun rol zullen vormen, zou dit hen juist waardevoller kunnen maken. Ze worden “een vertaallaag tussen tools en manieren om met leiderschap te werken”, zei Hickey.
Zoals Fineas Tatar, mede-oprichter van Viva Talent, zegt: “Mijn EA leert me voortdurend nieuwe dingen. Vooral als het gaat om alles wat met AI te maken heeft.” Hij zegt bijvoorbeeld dat zijn EA hem heeft geholpen de voorbereidingstijd voor vergaderingen terug te brengen van 30 minuten naar slechts twee minuten, dankzij samenvattingen vóór de vergadering die door AI-agenten zijn gegenereerd.
“Laat mij er wat van nemen”
Hoewel zoveel AI-aangedreven workflows afkomstig zijn van onder de C-suite, kunnen leidinggevenden en managers productief deelnemen aan door medewerkers geleide AI-iteraties. Begin dit jaar realiseerden de leidinggevenden van Justworks zich dat werknemers graag AI wilden adopteren en besloten ze het proces aan te moedigen door hen een klein budget te geven dat ze konden besteden aan het testen van AI-producten.
“Bedrijfsleiders beginnen met empowerment en zeggen: ‘Dit is een probleem voor de sector. We willen dat je hier op ingaat. Hier is het budget'”, zei Taylor. De leiders erkennen dat deze ontwikkelingen de moeite waard zijn om gefinancierd te worden, “maar de daadwerkelijke implementatie en verandering zullen grotendeels via IC en inspanningen ter plaatse moeten komen.”
In maart hield Justworks een interne hackathon waarbij werknemers werden aangemoedigd om “te doen wat ze willen, maar je moet het wel bouwen met behulp van AI”, zei Taylor, wat resulteerde in een aantal nuttige implementaties, zoals de mogelijkheid om specifieke, uniforme informatie te extraheren uit een aantal documenten met verschillende formaten (zoals een reeks cv’s).
Op dezelfde manier organiseerde Zapier een bedrijfsbrede hackathon waarbij werknemers werden aangemoedigd om een week lang met AI te bouwen en vervolgens hun werk te delen. “Leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij empowerment, maar ik denk niet dat zij noodzakelijkerwijs degenen zijn die de fundamentele manier van werken verzorgen”, aldus Hickey.
Voor Mears komt de aanmoediging op hoog niveau voor zijn gebruik van AI in de vorm van lof en goedkeuring. Werknemers delen hun AI-innovaties ook in speciale chats. “De gedeelde instructies waren verfrissend”, zei Mears. Teamleden inspireren en adopteren elkaars AI-implementaties. En bij bijna elke AI-tool die hij gebruikt, vraagt hij zijn leidinggevenden: “Laat me zien wat je met je tijd doet. Bouw een van die tools voor mij.”
“Je hoeft geen specifieke IT-expert te zijn om dit te gebruiken,” voegde hij eraan toe. “Ik denk dat dat de grootste openbaring was die naar de C-suite kwam: ‘Wauw, mijn EA doet dat. Laat mij er een stukje van hebben.'”
