Kleine bedrijven verliezen veel tijd bij het plannen van vergaderingen, en het probleem ligt bij hen.
Zoho Bookings werkt samen met riem’s werelds grootste mondiale onderzoeksmarktplaats zal een vragenlijst in maart 2025 werd gevraagd hoe teams uit verschillende afdelingen en sectoren vergaderingen plannen, zowel intern als met klanten. Van de ruim 1.700 respondenten waren er 254 afkomstig uit in de VS gevestigde kleine bedrijven, gedefinieerd als minder dan 250 werknemers.
De resultaten van dit onderzoek laten zien hoeveel inefficiëntie nog steeds voorkomt bij kleine bedrijven. Ondanks dat ze onderkennen dat AI een nuttig planningsinstrument kan zijn en het comfort uitdrukt dat technologie deze taak overneemt, vermeden de meeste MKB-respondenten speciale planningssoftware en gaven ze de voorkeur aan oudere methoden die minder efficiënt zijn en gevoeliger voor fouten.
Kleine bedrijven zouden deze onderzoeksgegevens moeten gebruiken als herinnering aan de waarde van technologie, vooral voor kritieke taken zoals planning. Hieronder volgen verdere bevindingen uit het onderzoek:
Handenarbeid
Ondanks de technologische vooruitgang van de afgelopen jaren blijven kleine bedrijven vasthouden aan beproefde methoden voor het plannen van vergaderingen, ook al zijn deze uiterst inefficiënt gebleken. Volgens het onderzoek gebruikt 72,8% van de MKB-respondenten voornamelijk e-mail om vergaderingen en afspraken te plannen, en gebruikt 57,1% telefoongesprekken.
Het proces begint met het verzamelen van de beschikbaarheid – nog een taak die de meeste ondervraagde kleine bedrijven nog niet hebben geoptimaliseerd. Zoho en Cint ontdekten dat 51,6% van de kleine bedrijven e-mail- en berichtenapps gebruikt om de beschikbaarheid van vergaderingen te controleren. Hoewel 48% een gedeeld agendadashboard gebruikt, controleert 43,3% nog steeds de tijd van collega’s handmatig.
Deze trend wordt geschikter geacht voor kleine bedrijven die zich nog in de beginfase bevinden, voordat te veel werknemers meedoen. Maar naarmate bedrijven groeien, moeten ze afstand nemen van deze tijdrovende methoden, en dit geldt vooral voor kleine bedrijven. De middelen zijn zeer beperkt en de winstmarges zijn zeer dun. Hoe minder tijd werknemers besteden aan het navigeren door complexe systemen, het doorzoeken van e-mailgesprekken of het volgen van reacties, hoe beter.
Tijd te verspillen
Dit onderzoek benadrukt verder de impact van het plannen van vergaderingen die ieders tijd in beslag nemen. Op basis van de gegevens kon 46,5% van de respondenten een vergadering in minder dan een uur plannen, maar de meerderheid deed dat niet: 28,4% zei dat het tussen de 1 en 6 uur duurde, 13,8% beweerde dat het 6 tot 12 uur duurde en 8,3% dat het tot 24 uur duurde om iets uit de boeken te voltooien.
Planningsproblemen zijn slechts het halve werk. Bijna de helft van de respondenten, namelijk 46,1%, verklaarde dat het gedoe van heen en weer plannen het ding was dat hun tijd het meest opslokte. Toen de vergaderingen eenmaal waren gepland, zei 34,7% dat no-shows een groot probleem waren, 31,9% beschouwde dubbele boekingen als een grote uitdaging en 23,6% had te maken met ongelijke teamschema’s.
Bij kleine bedrijven wordt niet alleen één keer per week vergaderd. De meeste handmatige planners, 68,7%, zeggen dat ze 1 tot 5 afspraken per dag maken, terwijl andere respondenten beweren dat dit meer is. Bovendien zal een bedrijf, naarmate het groeit en complexer wordt, waarschijnlijk meer vergaderingen per dag nodig hebben.
De voordelen wegen nauwelijks op tegen de angsten
Een derde van de ondervraagde kleine bedrijven, 34,7%, zei dat ze speciale planningssoftware gebruiken, en deze bedrijven beweren veel voordelen te hebben ondervonden. De top vijf zijn planningsautomatisering, vergaderbeheer, productiviteit van medewerkers, teamplanning en -coördinatie, en klantervaring. Dit alles draagt niet alleen bij aan tijdbesparing, maar ook aan de kern van de groei van kleine bedrijven.
Dat betekent niet dat alle kleine bedrijven die planningssoftware gebruiken tevreden zijn. Slechts 18,2% van hen zei dat hun tools aan hun behoeften voldeden. Van degenen die niet dezelfde bewering konden doen, wilde 40,9% meer AI-mogelijkheden toevoegen, 39,8% wilde meer integraties en 37,5% wilde betere klantenondersteuning.
De beschikbare softwareopties voldoen niet aan alle verwachtingen die kleine bedrijven kunnen waarmaken, maar de vraag blijft bestaan. Uit het onderzoek blijkt dat 59% van de kleine bedrijven gelooft dat AI nuttig zal zijn bij het plannen van vergaderingen, en dat 28,4% neutraal staat tegenover het concept en het waarschijnlijk nog nooit in het echt heeft gezien. Bovendien was meer dan de helft van de MKB-respondenten, ongeveer 53%, op zijn gemak met het feit dat AI de controle over de planning zou overnemen, hoewel 51,2% van de MKB-bedrijven bezorgd was dat AI-planning ervoor zou zorgen dat hun bedrijven menselijk contact zouden verliezen en 41,3% bang was dat ze de controle over de besluitvorming zouden verliezen.
Planning succesvol
De barrière voor de implementatie van AI in planningssoftware bij het MKB is geen technisch scepticisme; Er bestaat angst dat automatisering ervoor zal zorgen dat kleine bedrijven zich minder aantrekkelijk gaan voelen en de personalisatie en kameraadschap zullen verliezen die ze zo zijn gaan waarderen.
Naarmate AI-technologie zich ontwikkelt en wordt toegepast op alle soorten software, zal de angst voor verlies van autonomie afnemen. Leveranciers vergroten de hoeveelheid context die hun AI-agenten ontvangen, waardoor beslissingen worden geworteld in de realiteit van werknemers, binnen de beperkingen die door managers worden gesteld. Een gecentraliseerd dashboard biedt extra zichtbaarheid, waardoor wijzigingen kunnen worden aangebracht zodat het systeem best practices kan herhalen.
Uit dit onderzoek blijkt dat kleine bedrijven het zich niet kunnen permitteren zichzelf voor de voeten te lopen. Ze geloven dat planningssoftware tijd kan besparen en ervoor kan zorgen dat vergaderingen zo effectief mogelijk zijn, maar velen hebben die sprong nog niet gemaakt en vertrouwen in plaats daarvan op oude methoden zoals e-mail, spreadsheets en eindeloze telefoontags. De groei van kleine bedrijven is sterk afhankelijk van teamwerk, en er is geen betere manier om samen te werken dan iedereen in dezelfde ruimte te hebben, virtueel of anderszins. AI-aangedreven vergadersoftware maakt dit mogelijk.
Afbeelding via Envato
Dit artikel,”De belangrijkste planningstrends laten een terughoudendheid zien om efficiëntieverbeteringen te omarmen – en het is tijd voor verandering“voor het eerst gepubliceerd op Trends voor kleine bedrijven
