Vergaderingen buiten kantooruren zijn van onregelmatige vergaderingen naar reguliere vergaderingen gegaan, en dit ondanks bepaalde verwachtingen AI kan helpen de trend te keren, waarschuwen experts dat het doorbreken van deze gewoonte meer vereist dan alleen technologie.
In een recent onderzoek uitgevoerd door AI-aangedreven werkplekaanbieder Miro zei 33% van de in de VS gevestigde kenniswerkers dat ze in 2025 regelmatig vergaderingen na het werk zouden bijwonen, tegen 23% in 2024.
“Zes op de tien mensen wonen minstens één keer per maand vergaderingen buiten kantooruren bij, en dit heeft allerlei negatieve gevolgen”, zegt Dom Katz, Miro’s how-to-leider. “Uit gegevens blijkt dat steeds meer mensen consequent vergaderingen houden nadat hun werkdag is afgelopen, en het wordt steeds erger; niet alleen in de VS of Europa, maar over de hele wereld.”
Katz legde uit dat de explosie van vergaderingen buiten kantooruren waarschijnlijk een uitbreiding is van een bredere toename van het aantal vergaderingen. Volgens een onderzoek dat Miro in 2025 heeft uitgevoerd, wordt voor elk uur dat een werknemer besteedt aan ‘werkmomentum’ – zoals brainstormen, samenwerkingsworkshops en cross-functionele interactieve projecten –ze besteden er nog eens drie aan onderhoudstakenzoals e-mails, documenten en vergaderingen. “Het zorgt voor stress, het is een productiviteit Het zuigt hun energie weg en ondermijnt hun creativiteit”, aldus Katz.
Katz legt uit dat plannings- en videoconferentietechnologie het gemakkelijker dan ooit maken om vergaderingen te houden. Maar hij waarschuwde ook dat werknemers zonder de juiste begeleiding waarschijnlijk verwikkeld zouden raken in veel onnodige vergaderingen, zowel tijdens als buiten de standaard werkuren.
“Slechte vergaderhygiëne is duidelijk een van de oorzaken”, zegt hij. “Je gaat naar een vergadering, er is geen agenda, het zijn opeenvolgende vergaderingen, er worden geen beslissingen genomen, dus je hebt nog een vergadering; het is erg ineffectief.”
Waarom we ’s nachts meer ontmoeten
De gegevens van Miro komen overeen met de Employment Trends Index van Microsoft uit 2025, waaruit dit blijkt vergaderingen na 20.00 uur stegen met 16% van vorig jaar. Volgens het onderzoek, dat was gebaseerd op geanonimiseerde gebruikersgegevens van Microsoft Teams, was een groot deel van de stijging te danken aan mondiale en flexibele teams.
“In onze sentimentgegevens, die betrekking hebben op 31.000 mensen, zei 80% van de werknemers dat ze niet het gevoel hebben dat ze genoeg tijd en energie hebben om hun werk te doen, dus we weten dat mensen zich opgebrand voelen”, zegt Alexia Cambon, directeur van het kantoor voor toegepast onderzoek bij Microsoft. “Een gebrek aan duidelijke grenzen tussen het persoonlijke en professionele leven kan een van de oorzaken zijn.”
Cambon veronderstelt dat vergaderingen tijdens de pandemie en de overgang naar werken op afstand begonnen te verschuiven naar niet-werkuren. Hij legt uit dat tijdens deze periode veel mensen kennismaakten met digitale vergadertools – die het mogelijk maakten om met slechts een paar klikken vergaderingen te beleggen – terwijl het moeilijk werd om ze aan het eind van de dag uit te zetten.
De extra flexibiliteit kan sommige mensen ook in staat stellen hun werkschema aan te passen op een manier die beter aansluit bij hun persoonlijke behoeften, zoals het uitstellen van vergaderingen totdat hun kinderen naar bed liggen.
Een andere potentiële factor is volgens Cambon het steeds mondialere karakter van werk. Volgens een onderzoek van Microsoft omvat bijna een derde van de vergaderingen meerdere tijdzones, een stijging van 35% ten opzichte van 2021, waardoor de kans groter wordt dat sommige deelnemers buiten kantooruren in hun tijdzone zullen deelnemen.
“En ik denk dat de druk vanuit het bedrijfsleven alleen maar hoger is, en dat zien we terug in de onderzoeksgegevens”, zei hij. “Meer dan de helft van de bedrijfsleiders vertelde ons dat ze meer productiviteit van hun werknemers nodig hebben, dus we zien dit heel snel gebeuren.”
Waarom AI een gebroken vergadercultuur niet kan herstellen
Nieuwe AI-tools kunnen het aantal vergaderingen op de late avond verminderen door werknemers in staat te stellen AI-notulisten naar hun locatie te sturen, of door meer asynchrone alternatieven voor realtime evenementen mogelijk te maken. Tegelijkertijd waarschuwde Cambon dat technologie alleen niet zal leiden tot een betere vergaderhygiëne.
“Je vergadercultuur is jouw vergadercultuur, en tenzij je bewust AI inzet, zal er niets veranderen”, waarschuwt hij. “Je moet nadenken over hoe je je vergadercultuur kunt verbeteren.”
Tegelijkertijd legt de technologie ook een grotere druk op bedrijven om zich aan te passen, wat vaak resulteert in meer vergaderingen, niet minder.
“We zien een verschuiving in het werken op nieuwe manieren, aangedreven door AI, en vanuit mijn perspectief is dit een zeer intense tijd voor werknemers en vooral werknemers in organisaties die AI gebruiken”, zegt Dr. Rebecca Hinds, hoofd van het AI Work Institute voor het AI-platform Glean van het bedrijf en auteur van het boek Je beste bijeenkomst. “Er is sprake van druk zoals ik nog nooit eerder heb gezien, en we zien steeds meer bewijs dat deze druk bijdraagt aan het werken buiten kantooruren.”
In de nasleep van de pandemie gebruiken sommige organisaties nieuwe tools voor samenwerking op afstand om meer flexibiliteit te bieden, terwijl andere deze gebruiken om de grenzen van het beroepsleven te doorbreken. Dr. Hinds waarschuwt dat AI dat ook doet.
“Hoe meer we toegang hebben tot technologie, hoe gemakkelijker het is om vergaderingen te plannen en bij te wonen, hoe meer we dat zullen doen in een omgeving waar we geen cultuur van gezonde, opzettelijke vergaderingen hebben”, zei hij. “Dit alles verlaagt de lat als het gaat om het plannen van vergaderingen.”
Technologie gebruiken om uw avonden vrij te maken
Tegelijkertijd zegt dr. Hinds dat er manieren zijn om technologie te gebruiken om de grenzen van het beroepsleven te verleggen en onze avonden vrij te maken van werkverantwoordelijkheden.
Met sommige tools kunnen werknemers bijvoorbeeld de beschikbaarheid van vergaderingen beperken tot alleen werkuren. Anderen waarschuwen organisatoren automatisch wanneer ze vergaderingen buiten kantooruren plannen voor deelnemers in andere tijdzones. Sommigen zullen zelfs aangeven wanneer een vergadering waarschijnlijk niet effectief zal zijn, bijvoorbeeld wanneer er te veel deelnemers zijn, of wanneer de meeste genodigden geen reactie hebben ontvangen.
Andere tools, zoals AI-notulisten, apps voor videoberichten en tools voor digitale samenwerking, maken het voor werknemers gemakkelijker om asynchroon samen te werken, waardoor ze minder afhankelijk zijn van realtime gesprekken.
“Asynchroon is van cruciaal belang als het gaat om het verminderen van de tijd die we besteden aan disfunctionele vergaderingen”, zegt Dr. Hinds. “Hebben we duidelijke normen over waar elke tool voor dient, wat het doel van vergaderingen is en hoe we vergaderingen moeten gebruiken? Dit geldt op elk moment.”
