Bijeenkomsten in het Amerikaanse bedrijfsleven zijn mislukt – en mislukken steeds vaker. Wereldwijd springen mensen aan boord drie keer evenveel bijeenkomsten als vóór de pandemie, 60% vergaderingen zijn ad hoc, niet gepland, en 71% mensen voeren via hen regelmatig meerdere taken uit.
Wanneer slecht beheerde vergaderingen gemeengoed worden, beginnen mensen deze als waardeloze tijd te beschouwen. Maar vergaderingen zijn een kans om de organisatiecultuur vorm te geven, en niet veel leiders maken daar misbruik van.
De meeste goed presterende teams bouwen sterke relaties op, tonen zorg voor de hele persoon, voeren open en eerlijke communicatie, luisteren naar elkaar, verduidelijken processen en werken samen. Dit zijn allemaal gedragingen die iedereen tijdens vergaderingen kan vertonen, maar velen overwegen er geen prioriteit aan te geven.
3 tekenen dat uw vergadering opnieuw moet worden ingesteld
Als je vergaderingen bijwoont, zie je hoe de bedrijfscultuur echt is. Helaas zie ik herhaaldelijk drie belangrijke tekenen dat uw bijeenkomst een cultuurprobleem heeft.
- Uw vergaderingen zijn uitputtend en geven geen energie. Volgens onderzoek dat ik heb gedaande controle over je agenda verliezen is een van de meest uitputtende dingen die een leider kan doen. Drukke agenda’s en vooral speciale vergaderingen kunnen het werk dat u gedaan moet krijgen, belemmeren.
- Uw vergaderingen zijn transactioneel en niet relationeel. Transactionele bijeenkomsten zijn gericht op het downloaden van informatie zonder rekening te houden met verbinding of samenwerking. Een leider monoloogt door middel van dichte slides, er is weinig discussie en iedereen zit op zijn laptop om te multitasken. De deelnemers werden gecontroleerd en vrijgelaten, maar ze namen niets mee.
- Uw vergaderingen bevatten giftige positiviteit, geen eerlijke communicatie. Toxische positiviteit lijkt op discussies waarin leiders melden dat een project, initiatief of systeem op de goede weg is, zelfs als de zaken mislukken. Als gevolg hiervan bespreekt niemand wat er feitelijk moet worden aangepakt om het probleem op te lossen.
Klinkt bekend? Mogelijk moet u uw vergaderingen opnieuw ontwerpen. Leiders kunnen drie belangrijke acties ondernemen om hun vergaderingen een nieuwe vorm te geven – en daarbij hun teamcultuur opnieuw vorm te geven.
1. Moedig de bijeenkomst bewust aan
Wees creatief bij persoonlijke ontmoetingen en verander de fysieke vergaderomgeving. Als u zich in een vergaderruimte bevindt, zet dan alle stoelen in een cirkel, zonder tafels of laptops. Vergaderen op verschillende plekken, ook buiten. Ga staand of één op één de vergadering gaat door.
Voor virtuele vergaderingen start u de vergadering met een check-in. Wat is één ding dat jou vandaag opwindt? Praten over energie zorgt voor energie in de vergaderomgeving.
2. Geef verbindingen vooraf prioriteit
Graaf op een betekenisvolle manier diep en vraag het team hoe ze zich voelen. Denk eens na over deze vragen:
- Hoe voelt iedere persoon zich op een schaal van 1 tot 10?
- Wat heeft jou de laatste tijd gelukkig gemaakt?
- Op welke gebieden heeft u de hulp van het team nodig?
3. Maak een afspraakafspraak
Neem vóór de bijeenkomst een duidelijke verklaring op in de uitnodiging over het doel van uw bijeenkomst: ‘KPI’s verkennen voor ons komende voorstel’, ‘feedback beoordelen op onze maandelijkse klantcheck-ins’ en ‘de resultaten van onze projectresultaten bespreken, en ook wat er in de toekomst beter zou kunnen’ zijn goede starts.
Wanneer de bijeenkomst arriveert, kan de facilitator de afstemming controleren en vergaderafspraken maken. Probeer deze vragen:
- Hoe willen wij aanwezig zijn om het maximale uit onze bijeenkomsten te halen?
- Hoe kunnen we de doelen bereiken die we zojuist hebben besproken?
- Welke afspraken kunnen we maken om tijdens de bijeenkomst betrokken te blijven?
Deze vragen worden een forum voor eerlijke communicatie tijdens de bijeenkomst. Ze nodigen iedereen uit om aanwezig te zijn en open en eerlijk te communiceren. Wanneer leiders zich realiseren dat bijeenkomsten de teamcultuur weerspiegelen, kunnen ze hun aandacht richten op de manier waarop elke bijeenkomst niet alleen een goed presterend team kan creëren, maar ook een goed presterende cultuur.
