Ik zal nooit de eerste keer vergeten dat ik iemand hoorde zeggen: “Deze ontmoeting had via e-mail kunnen plaatsvinden.” Je kunt je waarschijnlijk precies voorstellen welke geluiden ze maken (en hoe hun gezichten eruit zien). Je hoort het zelf waarschijnlijk ook vaak.
De bijeenkomst in kwestie was een project-check-in met verschillende afdelingen, waarbij we een uur lang luisterden naar één persoon die een update gaf die in verschillende kernpunten kon worden samengevat. We zaten daar allemaal maar te knikken en te wachten tot het voorbij was. Niemand hoeft echt te praten, niemand geeft input en niemand stelt vragen. Toen we allemaal naar buiten liepen, mompelde iemand: ‘Wauw, dat was tijdverspilling’, en daar kon ik niet anders dan mee instemmen. De verspilde uren zullen er waarschijnlijk voor zorgen dat ik die avond een extra uur moet werken met mijn laptop open op de bank.
Dit zette mij aan het denken: moeten we dit soort bijeenkomsten annuleren en alleen maar vertrouwen op e-mailupdates? Wat is het nut van een ontmoeting als niemand er iets aan heeft?
Weg met de vergaderruimte
Een van de grootste misvattingen over vergaderingen is dat ze altijd in een formele vergaderruimte moeten plaatsvinden met een vaste agenda en werktijden. In werkelijkheid zien de meest effectieve vergaderingen er niet altijd zo uit, vooral afhankelijk van uw branche of de samenstelling van uw team.
Als u bijvoorbeeld in de gezondheidszorg, de productie of de detailhandel werkt, kunnen uw vergaderingen de vorm aannemen van bijeenkomsten vóór of na de dienst. Voor teams die op afstand of in verschillende tijdzones werken, kunt u overschakelen naar asynchrone communicatiemethoden, zoals gedeelde documenten of video-updates, in plaats van in realtime te vergaderen. De sleutel is om uw vergaderstijl aan te passen aan de behoeften van uw team.
Maar effectief vergaderen gaat niet alleen over planning; het gaat ook om de manier waarop u onderweg met uw team omgaat. Dit is waar actief luisteren belangrijk wordt.
Voor managers kan het gebruik van het Pause-Consider-Act-framework ervoor zorgen dat uw vergaderingen effectief en doelgericht zijn. Het belangrijkste is dat u niet meer nadenkt over de structuur, inhoud en timing van uw vergaderingen.
1. Pauze
Doe een stapje terug en beoordeel uw huidige ontmoeting. Is het te vaak? Te ver uit elkaar? Vergader je zonder een echt doel?
Kijk eens naar je planning en kijk wat er eventueel aangepast moet worden. Als u merkt dat uw teamleden voortdurend bij u aankloppen of chatberichten sturen omdat ze geen geplande tijd met u hebben, is dit een teken dat u wellicht meer regelmatige tijd met uw teamleden nodig heeft.
2. Overweeg
Denk na over het doel van elke bijeenkomst. Wat wil je bereiken? Bij persoonlijke ontmoetingen kan het doel zijn om de voortgang te controleren, feedback te geven of de ontwikkeling van uw teamleden te ondersteunen. Teamvergaderingen kunnen brainstormen, besluitvorming of updates omvatten. Maak het doel van elke bijeenkomst duidelijk en zorg ervoor dat uw team weet wat ze van de bijeenkomst kunnen verwachten.
Houd rekening met de perspectieven van uw teamgenoten: hebben zij het gevoel dat ze het te druk hebben om vergaderingen bij te wonen? Voelen ze zich overweldigd en hebben ze gewoon meer structuur nodig? Of hebben ze het gevoel dat je alles al weet en geen behoefte hebben om de details te communiceren? Door naar deze hoeken te kijken, past u uw aanpak dienovereenkomstig aan. (Houd er rekening mee dat als je bang bent voor ‘overcommunicatie’, dat zelden het geval is. Het tegenovergestelde is vaak waar: teamleden willen graag meer van je horen, niet minder.)
3. Handelen
Implementeer veranderingen die uw vergaderingen gestructureerder en doelgerichter maken. Gebruik een gedeelde agenda om uw team te helpen bij de voorbereiding en zorg ervoor dat u er ook klaar voor bent.
Kom op tijd, wees aanwezig en zorg dat jouw team met duidelijke actiepunten vertrekt. Als u bijvoorbeeld een persoonlijke ontmoeting organiseert, neem dan vragen op over de werkdruk, uitdagingen en groeimogelijkheden. Maak deze bijeenkomsten uitvoerbaar door de volgende stappen aan u en uw teamleden over te laten. Laat hen weten dat er naar hun zorgen is geluisterd en laat hen zien hoe u hen in de toekomst kunt ondersteunen.
Verplaats uw vergadering
Je wilt niet dat mensen bang zijn voor uitnodigingen voor vergaderingen, maar sommige mensen zijn dat misschien wel. Niet voor je; waarschijnlijker elkaar, of stiekem hopen dat het wordt geannuleerd. Dit gebeurt meestal wanneer bijeenkomsten geen duidelijk doel hebben en het gevoel krijgen dat ze alleen maar worden gehouden omwille van het bestaan.
Elke bijeenkomst moet een reden hebben om een bepaalde groep bij elkaar te brengen. Soms gaat het over zakelijke behoeften: het delen van informatie, het nemen van beslissingen, het oplossen van problemen. Andere keren gaat het over iets dat net zo belangrijk is: het opbouwen van verbindingen en het herkennen van de mensen die het werk doen.
Als vergaderingen een doel hebben, wordt het werk gemakkelijker en niet moeilijker. Ze helpen mensen te begrijpen wat belangrijk is, wat er van hen wordt verwacht en hoe hun werk aansluit bij het werk van anderen. Maar dat gebeurt alleen als iemand het expres doet, en die persoon zou jij kunnen zijn. Wanneer u pauzeert om de vergaderingen die u houdt echt te bekijken, nadenkt over wat uw team echt nodig heeft van die tijd samen, en actie onderneemt om die vergaderingen doelgericht te structureren (of te herstructureren), verandert u de bestede tijd in geïnvesteerde tijd. En soms is het mooiste compliment dat je als manager ooit krijgt als iemand de kamer uit komt en zegt: “Dat was eigenlijk een heel goede bijeenkomst.”
Aangepast van De managermethode: een praktisch raamwerk voor leidinggeven, ondersteunen en resultaten behalen door Ashley Herd (Hay House Business, 2 februari026).
