Videoconferenties: 10 privacytips voor uw bedrijf

Tussen sociale afstand en thuisblijvende bestellingen als gevolg van COVID-19 wenden veel bedrijven zich tot videoconferentiediensten om hun zaken een impuls te geven. Hoewel deze services u helpen verbinding te maken, introduceren ze ook nieuwe risico’s op het gebied van privacy en gegevensbeveiliging. Hier volgen enkele tips waarmee u rekening moet houden voordat u een online videoconferentie houdt of eraan deelneemt:

1. Neem stappen om ervoor te zorgen dat alleen uitgenodigde deelnemers aan uw vergadering kunnen deelnemen. Je zou het ‘zoombombing’ kunnen noemen, maar het is een overweging op alle soorten platforms: ongenode mensen die op videoconferenties verschijnen. Wat kan uw bedrijf doen om deze risico’s te verminderen? Bij sommige services kunnen organisatoren vergaderingen met een wachtwoord beveiligen. Anderen beperken de toegang door aan elke vergadering of aan elke deelnemer een uniek ID-nummer toe te wijzen. Deze functies zijn mogelijk niet standaard ingeschakeld, dus let goed op welke instellingen beschikbaar zijn. Als u terugkerende vergaderingen heeft, kunt u bij de meeste services voor elke vergadering een nieuw wachtwoord of ID-nummer aanmaken. Deze methode is veiliger dan het hergebruiken van oude inloggegevens, dus maak er een beleid van voor uw werknemers.
2. Profiteer van andere tools om de toegang tot vergaderingen te beperken. Conferentiediensten kunnen hosts de mogelijkheid bieden om een ​​vergadering te vergrendelen nadat de verwachte deelnemers arriveren, waardoor wordt voorkomen dat anderen deelnemen. Voor het hoogste controleniveau kunnen organisatoren instellingen inschakelen waarmee ze elke deelnemer die probeert deel te nemen, kunnen goedkeuren. Mogelijk hebt u indien nodig ook de mogelijkheid om individuele gebruikers uit de vergadering te verwijderen.
3. Wanneer u deelneemt aan een vergadering, zijn uw videocamera en microfoon mogelijk standaard ingeschakeld. Houd er rekening mee dat deelnemers u mogelijk meteen kunnen zien en horen nadat u aan de vergadering deelneemt. Als u geen geluid of video wilt delen, kunt u bij de meeste services het geluid dempen of de camera uitschakelen. Mogelijk kunt u de standaardinstellingen aanpassen zodat uw voorkeuren worden opgeslagen voor de volgende vergadering of – afhankelijk van de dienst – moet u mogelijk uw instellingen aan het begin van elk gesprek aanpassen.
4. Controleer of uw videoconferentie wordt opgenomen. Bij veel services kunnen hosts vergaderingen opnemen voor toekomstig gebruik. De service geeft verschillende indicatoren weer die aangeven dat u wordt opgenomen, bijvoorbeeld een felrode cirkel of het woord ‘opname’. Houd er echter rekening mee dat vergaderingen kunnen worden opgenomen, zelfs als deze indicator niet verschijnt. We hebben berichten gehoord over videoconferenties die online worden gedeeld zonder medeweten van de deelnemers. De veiligste strategie is ervan uit te gaan dat u wordt opgenomen en, indien mogelijk, het delen van persoonlijke informatie via videoconferenties te vermijden.
5. Wees voorzichtig voordat u uw scherm deelt. De meeste services hebben een functie waarmee u met een groep kunt delen wat er op uw scherm staat, bijvoorbeeld een diavoorstelling. Maar voordat u uw scherm deelt, moet u ervoor zorgen dat er geen geopende documenten, browservensters of iets anders op uw scherm staan ​​waarvan u niet wilt dat anderen het zien. Sommige services hebben opties waarmee hosts het delen van schermen kunnen uitschakelen of het gebruik ervan kunnen beperken tot hosts.
6. Open geen onverwachte uitnodigingen voor videoconferenties en klik niet op links. Met de opkomst van videoconferenties sturen criminelen e-mails die uitnodigingen voor vergaderingen of andere communicatie van conferentiediensten nabootsen. Om authenticiteit toe te voegen, kunnen ze de logo’s en het uiterlijk van bekende namen in het bedrijf kopiëren. Maar in plaats van u naar de conferentie te brengen, kan de link een virus bevatten of malware op uw computer installeren. Een veiliger praktijk is om uw personeel of klanten vooraf te laten weten dat u een teleconferentie gepland heeft voor een bepaalde tijd. Zij zullen dan een uitnodiging met uw naam accepteren. Als ze een uitnodiging krijgen die ze niet hadden verwacht, vertel ze dan dat ze deze niet mogen openen en zeker niet op links moeten klikken. Nog een tip om oplichters op het gebied van videoconferenties tegen te gaan: als de dienst die u gebruikt vereist dat u een app of desktop-app downloadt, zorg er dan voor dat u deze rechtstreeks downloadt vanaf de website van de dienst of de app store van het platform.
7. Als vertrouwelijkheid van cruciaal belang is, is videoconferentie wellicht niet de beste keuze. Geen enkele conferentiedienst kan de veiligheid van uw informatie garanderen, dus overweeg alternatieven als u bijzonder gevoelige onderwerpen moet bespreken. Evalueer of de services van het bedrijf uw bedrijf en klanten een betere beveiliging bieden, vergeleken met gratis services die beschikbaar zijn voor het grote publiek. Als u teleconferenties houdt met een zorgverlener, vraag dan naar speciale telezorgconferentiediensten die mogelijk meer waarborgen bevatten om informatie vertrouwelijk te houden.
8. Voordat u een conferentiedienst gebruikt, dient u de belangrijkste bepalingen in het privacybeleid van de dienst door te nemen, zodat u begrijpt hoe er met uw gegevens wordt omgegaan. Welke informatie verzamelt de conferentiedienst over u? Beperkt het privacybeleid het bedrijf om uw gegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan het leveren van hun conferentiediensten? Ten slotte: deelt de conferentiedienst uw gegevens met adverteerders of andere derde partijen?
9. Update uw videoconferentiesoftware. Wanneer zich beveiligingsproblemen voordoen, updaten veel videoconferentiebedrijven hun software met patches en fixes. Daarom is het belangrijk dat uw bedrijf de geüpgradede versie gebruikt. Uiteraard ontvangt u alleen updates rechtstreeks van de servicewebsite.
10. Bepaal de voorkeurspraktijken voor videoconferenties in uw bedrijf. Uw medewerkers doen hun best om de productiviteit op peil te houden in moeilijke tijden. Maar goedbedoelende medewerkers kunnen onbedoeld gevoelige gegevens in gevaar brengen door een videoconferentieservice te activeren die niet voldoet aan de privacy- of beveiligingsnormen van uw bedrijf of die malware zou kunnen zijn. Deel deze tien tips met uw team, stel de do’s en don’ts voor videoconferenties voor het hele bedrijf vast en benadruk de noodzaak om veiligere opties te kiezen bij het hosten van of deelnemen aan een videoconferentie.