Geleverd door SAP
Tien jaar geleden nam Western Sugar wat de juiste beslissing bleek te zijn: overstappen van SAP ECC on-premises naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Op dat moment was kunstmatige intelligentie nog geen prioriteit op de meeste roadmaps. Het bedrijf probeerde eenvoudigweg te ontsnappen aan wat directeur Corporate Control Richard Caluori een ’treinwrak’ noemde: een ERP-systeem dat zo op maat was gemaakt en was voorzien van aangepaste ABAP-code dat het niet verder kon worden geüpgraded.
Tegenwoordig blijkt die vroege adoptie van de cloud de basis te vormen voor de AI-transformatie van Western Sugar. Terwijl SAP de acceptatie van zakelijke AI-mogelijkheden op het gebied van financiën, supply chain, HR en meer versnelt, bevindt Western Sugar zich in een unieke positie om de technologie te benutten.
“We zijn niet met AI in gedachten naar de cloud verhuisd”, zegt Caluori. “Maar de beslissing om schone kernprincipes en gestandaardiseerde processen te implementeren bleek precies wat we nodig hadden toen AI-mogelijkheden beschikbaar kwamen. Schone data, gestandaardiseerde workflows, gedisciplineerde processen, alle fundamenten die we hebben gelegd om fundamentele operationele redenen zijn nu de basis die AI laat werken. We waren er klaar voor zonder het zelfs maar te beseffen.”
Bouw AI-gereedheid met een schone ERP-basis
De reis van Western Sugar begon met een bekend bedrijfsprobleem: technische schulden. Door jarenlange aanpassingen ter plaatse is een systeem ontstaan dat bijna onmogelijk te onderhouden of te upgraden is.
“Omdat we op locatie werkten, konden we onze eigen codering in ABAP doen, en in de loop der jaren hebben we onze interne codering zo’n puinhoop gemaakt dat de software niet langer geüpgraded kon worden”, legt Caluori uit. “De directe voordelen van de overstap naar de publieke cloud zijn duidelijk: verminderde infrastructuurlast en toegang tot standaardprocessen, verbeterd door SAP. Ze zijn al 40 tot 50 jaar actief in deze branche en hebben al hun ervaring in deze ene oplossing gestopt. Nu is de upgrade mogelijk.”
Maar het belangrijkste voordeel bleek de schone kernfilosofie te zijn die inherent is aan publieke cloud-implementaties, wat betekent dat de software wordt onderhouden en verbeterd door SAP. Deze aanpak, gecombineerd met robuuste API-connectiviteit, creëerde een omgeving waarin de IT-afdeling van Western Sugar eenvoudig systemen kon integreren.
In SAP S/4HANA Cloud Public Edition houdt dit model de ERP-kernlogica gestandaardiseerd en schaalbaar, terwijl uitbreidingen en integratie worden afgehandeld via door SAP ondersteunde API’s en services.
“Uiteindelijk hebben we lagere totale eigendomskosten, een beter product en de datakwaliteit en procesdiscipline die cruciaal zijn voor de adoptie van AI”, aldus Caluori.
Deze schone basis – gestandaardiseerd, voortdurend bijgewerkt en verbonden met API’s – maakt embedded AI werkbaar binnen SAP Cloud ERP.
Hoe schone kernprocessen in SAP AI-automatisering mogelijk maken
Toen SAP begon met het uitrollen van SAP Business AI-mogelijkheden binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition, was Caluori gedreven om processen te verbeteren door middel van automatisering en standaardisatie op manieren die ze zich nog nooit eerder hadden voorgesteld. De eerste grote AI-implementatie van het bedrijf was gericht op gecentraliseerd factuurbeheer.
Momenteel komen facturen van externe bronnen en passeren ze firewalls. Als ze voldoen aan een vooraf gedefinieerde AI-vertrouwensdrempel, plaatst SAP Business AI ze automatisch zonder menselijke toetsenbordinvoer. Elke transactie wordt continu geëvalueerd met behulp van een stoplichtmodel: items in het groen worden automatisch verwerkt, items in het geel worden ter beoordeling doorgestuurd en items in het rood worden gemarkeerd voor onmiddellijke aandacht.
“Omdat facturen automatisch door het systeem stromen, stellen wij onszelf hoge eisen”, zegt hij. “AI-gestuurde functionaliteit werkt alleen als de hele procesketen, van inkoopaanvraag tot inkooporder, van ontvangst tot uitgifte, goed verloopt. Daarom blijven we die upstream-processen verbeteren om aan de eisen van onze AI-innovatie te voldoen.”
Het meten van de operationele impact van AI-automatisering
Caluori schat dat Western Sugar directe kostenbesparingen van zes cijfers heeft gerealiseerd door middel van AI-automatisering, zonder rekening te houden met verhoogde zichtbaarheid en controle.
“Als ik nu inlog op mijn computer, kan ik meteen in realtime zien wat er aan de inkoopkant gebeurt”, zegt hij. “Ik heb een uitgebreid zicht op de cockpit dat ik nog nooit eerder heb gehad. Omdat ik veel beter zicht heb, heb ik meer controle over de operaties.”
Bedrijven breiden de adoptie van AI nu uit naar nieuwe gebieden. Met de recente transitie van Western Sugar naar het SAP-landschap met drie snelheden richtte Caluori zich op het maandafsluitingsproces voor AI-automatisering.
“Mijn doel is dat AI het grootste deel van de maandafsluiting voor zijn rekening neemt”, zegt hij. “Naarmate AI in de loop van de tijd leert wat we doen en hoe we de boeken afsluiten, is het doel om meer dan 50 procent van de maandafsluitingsactiviteiten te automatiseren. We kijken ook uit naar een AI-beheerd inkoopnetwerk, evenals proactieve rapportage en intelligentie, die binnenkort allemaal werkelijkheid zullen zijn.”
Western Sugar ontwikkelt ook voorspellende onderhouds-AI voor zijn productieapparatuur – een cruciale mogelijkheid voor grootschalige faciliteiten, waar uitval van apparatuur de productie kan stopzetten en honderdduizenden dollars aan verliezen kan veroorzaken. Deze inspanningen bouwen voort op de AI- en analysemogelijkheden van SAP voor alle assetmanagement- en productiesystemen.
“We hebben een intern team gecreëerd dat werkt aan voorspellende analyses met AI, zodat het systeem ons van tevoren kan vertellen of we gewaarschuwd moeten worden voor bepaalde apparatuur – dat een bepaalde machine binnen de komende twee of drie dagen of weken kapot kan gaan”, legt Caluori uit. “Als we dit probleem proactief kunnen aanpakken voordat het een productiestop veroorzaakt, zal dat miljoenen dollars besparen.”
Het beheren van organisatorische veranderingen naast de adoptie van AI
Hoewel de technologie zelf duidelijke voordelen heeft opgeleverd, is de organisatorische impact ervan veel complexer. Voor Western Sugar vereiste de vroegtijdige modernisering van de kernsystemen – door over te stappen naar de SAP-cloud en de implementatie van gestandaardiseerde, op verbetering gerichte processen – niet alleen nieuwe workflows, maar ook een fundamentele verandering in de manier waarop werknemers over verandering zelf dachten.
Voor Caluori is de bereidheid niet onderhandelbaar. “Veranderingsmanagement is de belangrijkste sleutel tot succes”, zei hij. “We moesten veel veranderingsmanagement doen, niet alleen rond bedrijfsprocessen, maar ook rond het gedrag van medewerkers.”
Deze inspanningen werpen in de loop van de tijd hun vruchten af, deels omdat de adoptie van de cloud voortdurende veranderingen normaliseert. Wanneer verbeteringen routinematig worden in plaats van ontwrichtend, voelen werknemers zich meer op hun gemak met evolutie als een operationele voorwaarde.
“Als SAP nu met een nieuwe verbetering komt, weten ze dat er verandering op komst is”, legt Caluori uit. “De mentaliteit is veranderd: we willen zien welke verbeteringen de volgende update zal brengen.”
En die culturele verschuiving blijkt belangrijk nu Western Sugar verder gaat dan systeemverbeteringen en zich richt op meer geavanceerde initiatieven.
“Nu willen mensen zelfs graag overstappen op AI – een groter project”, voegde hij eraan toe.
De culturele bereidheid moet echter van bovenaf worden aangestuurd. Bij Western Sugar begrijpen de leidinggevenden – van wie velen afkomstig zijn uit grote internationale organisaties – de concurrentiebehoefte om op de hoogte te blijven van de technologische ontwikkelingen. Deze top-down inzet heeft geholpen om de voortdurende veranderingen te normaliseren en de basis te leggen die nodig is om AI strategisch toe te passen.
Lessen over AI-gereedheid van Western Sugar
Voor bedrijven die hun eigen AI-traject overwegen, biedt de ervaring van Western Sugar een duidelijke les: AI-gereedheid begint lang vóór de adoptie van AI. De schone kern, gestandaardiseerde processen en robuuste datakwaliteit die Western Sugar tien jaar geleden creëerde, uitsluitend gedreven door de noodzaak om zichzelf te ontdoen van technische schulden, bleken precies te zijn wat AI nodig had. En hoewel Caluori de voordelen van vroeg beginnen erkent, zegt hij dat het op één na beste moment om te beginnen nu is.
“Je moet deze verandering accepteren, anders blijf je achter”, zei Caluori. “Voortdurende verbetering is wat SAP ons biedt, en nu de AI-mogelijkheden volledig geïntegreerd zijn, zien we voordelen die we ons niet hadden kunnen voorstellen toen we aan dit traject begonnen.”
Gesponsorde artikelen zijn inhoud die is geproduceerd door bedrijven die voor de post hebben betaald of die een zakelijke relatie hebben met VentureBeat, en worden altijd duidelijk als zodanig gemarkeerd. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met sales@venturebeat.com.
