Beëindiging is een populaire sciencefictionshow over kantoormedewerkers die hun bewustzijn ‘loskoppelen’ – overschakelen naar een andere modus wanneer ze op kantoor aankomen, en vervolgens alles over hun 9-tot-5 vergeten zodra ze weggaan. Het concept is geïnspireerd op het eentonige bureauwerk van de maker voordat hij succes boekte op televisie. Een deel van de aantrekkingskracht van de show ligt in hoe vertrouwd het uitgangspunt is: een saaie, repetitieve werkdag waaraan je niet kunt wachten om te ontsnappen.
In de echte wereld hebben werknemers geen mentale verandering ondergaan, maar hebben ze subtielere en potentieel gevaarlijkere manieren gevonden om zich terug te trekken. De nieuwste trend genaamd “undercover opdracht”, heeft Instagram overgenomen en TikTok. Het gaat erom dat je er druk uitziet als je dat niet bent productief: op kantoor opladen op een laptop, doen alsof u een dringend gesprek voert of snel typen zonder duidelijk doel. Volgens laatste onderzoekruim een derde van de werknemers in Groot-Brittannië geeft toe dat ze de productiviteit vervalsen.
Het verbergen van taken verspilt niet alleen tijd, het vertraagt ook de carrièregroei en schaadt de prestaties van het bedrijf. Werknemers lopen betekenisvolle promotie- en promotiemogelijkheden mis. Leiders verliezen betrokkenheid en vertrouwen in hun teams.
Kortom, het verbergen van taken is een kwestie die geen enkele leider mag negeren. Hier zijn enkele strategieën om dit te stoppen.
Bedrijfswaarden verduidelijken
Het verbergen van taken komt niet voort uit luiheid of een gebrek aan ambitie; het is een op angst gebaseerde reactie op de druk van productiviteit en een ‘always-on’ werkcultuur. Onderzoek van Workhuman ontdekte dat strikte tijdregistratie het probleem verergerde: wanneer werknemers het er sterk mee eens waren dat er van hen verwacht werd dat ze snel zouden reageren op Slack, Teams of andere instant messaging, steeg de valse productiviteit tot 51%.
Om werknemers te bevrijden van het gevoel dat hun tijdkaarten het allerbelangrijkste zijn, moeten leiders duidelijk maken wat het bedrijf werkelijk waardeert. Gezichtstijd of uren aan een bureau mogen niet de maatstaf voor succes zijn; betekenisvolle productiviteit moet de maatstaf voor succes zijn. Dit zal van organisatie tot organisatie verschillen, maar bij Jotform betekent dit bijvoorbeeld dat we projecten vooruit helpen en redelijke deadlines halen. Het omvat ook minder meetbaar maar even waardevol gedrag, zoals het tonen van nieuwsgierigheid, het ondersteunen van teamgenoten en het helpen creëren van een meer betrokken werkcultuur.
Leiders moeten ook expliciet zijn over de niet-essentiële zaken: drukte, onnodige vergaderingen die asynchroon kunnen worden afgehandeld, en midden in de nacht hard werken om de indruk te wekken druk en betrokken te zijn.
Deel projecten op in beter beheersbare taken
Als AI en automatisering verhoogt de efficiëntie en productiviteit, die beide de werkdruk fundamenteel hebben veranderd. In veel opzichten is dit een positieve verandering. Werknemers kunnen meer tijd besteden aan betekenisvol werk met een grotere impact. U kunt bijvoorbeeld meer tijd besteden aan het bedenken van strategieën en creatief schrijven, en minder tijd aan het doorzoeken van uw inbox en het doornemen van vergadernotities. Maar dit brengt ook uitdagingen met zich mee: terwijl technologie versnelt wat je binnen een dag kunt bereiken, nemen de verwachtingen van leiders vaak tegelijkertijd toe. De helling richting burn-out wordt glad.
Een van de beste remedies tegen dergelijke stress, vooral wanneer ze te maken krijgen met grote, intimiderende projecten waardoor werknemers zich verlamd kunnen voelen of productiviteit kunnen veinzen, is om ze op te splitsen in kleinere taken. Om te beginnen helpt het mensen stappen te identificeren die kunnen worden geautomatiseerd, geëlimineerd of gedelegeerd. Hierdoor wordt de vooruitgang ook beter zichtbaar. Door items één voor één af te vinken, met herstelpauzes ertussen, blijft het momentum stabiel.
Wanneer overweldigende to-do-lijsten worden opgesplitst in een reeks beheersbare taken, kunnen werknemers efficiënt werken en op koers blijven richting deadlines zonder op te branden.
Maak van psychologische veiligheid een prioriteit
Als het verbergen van taken geworteld is in angst, kunnen snelle oplossingen deze angst niet wegnemen. De economische neergang, de mondiale pandemie en de snelle technologische veranderingen dragen bij aan toenemende gevoelens van angst op de werkvloer, vooral onder de jongere generaties. Volgens hen is ruim een derde (37%) van de generatie Z-werknemers bang hun baan te verliezen – meer dan welke andere generatie dan ook onderzoek van Edelmans Gen Z Lab. Het creëren van een omgeving waarin psychologische veiligheid voorrang krijgt, kan helpen bij het verlichten van carrièregerelateerde angsten en de druk om altijd productief te zijn. Wanneer werknemers zich veilig voelen om toe te geven dat ze vastzitten of onzeker zijn, zullen ze hun worstelingen minder snel maskeren met performatieve drukte.
Bij Jotform hebben we verschillende kanalen waar medewerkers hun zorgen kunnen uiten, van bijeenkomsten waarbij alle medewerkers aanwezig zijn en speciale chatgesprekken tot een algemeen opendeurbeleid voor het management. Ik wil ook de uitdagingen waarmee ik te maken kreeg delen, in de hoop dat mijn openhartigheid anderen zal aanmoedigen om openlijk over hun twijfels en tegenslagen te spreken.
Uiteindelijk moeten leiders expliciet vermelden welke middelen beschikbaar zijn om werknemers te ondersteunen en de transparantie te modelleren die zij willen bereiken. Een beetje kwetsbaarheid van bovenaf kan de psychologische veiligheid in de hele organisatie helpen verbeteren. Werknemers moeten niet zo bang zijn voor werk dat ze het willen vermijden – door middel van ontslag of het verbergen van taken.
